Отрадная улица 20
Для прогрессивного руководителя, ученого и бизнесмена, владельца двух компаний и крупных производств по миру требуется персональный ассистент.
Прошлый ассистент вырос дальше по карьерной лестнице, мы с поиске энергичного кандидата, которому нравится его работа и он может быть поддержкой в личных делах руководителя.
Обязанности состоят из 50% бизнес- задач, 50% личных поручений, удаленная работа, комфортный график, отличная коммуникация "по делу" с руководителем. В нашей работе царит вежливость, точность, амбициозность, корректное отношение, понимание что все мы люди и любим свою работу, а ассистент очень важный помощник в делах нашего руководителя, без которого никак нельзя. Ассистент для руководителя - это глаза, уши, тыл и заботливая рука, которая все предусмотрела.
С руководителем очень комфортно работать, начиная с постановки задач, заканчивая их выполнением, всегда корректная обратная связь, своевременные выплаты, интересные задачи в разных точках мира. Для него вся его жизнь подчиняется календарю и тому, что внесено в него, задачи закрываются в срок от ассистента и он точно знает, что рядом помощник, который все контролирует.
Если это вы, с нас мягкий онбординг (передача дел от прошлого ассистента), поддерживающий коллектив, подчинение руководителю и операционному директору, база знаний прошлого ассистента и ввод в должность.
Чем предстоит заниматься на этой работе?
Тревел сопровождение (самый большой объем):
- Знание специфики работы travel-направления для бизнеса, скурпулезная проверка адресов и маршрутов, времени в пути, внесение в календарь билетов и данных по маршруту
- Бронь билетов, жилья, транспорта, оформление виз, паспортов
- Составление программы путешествия и логистики внутри поездки
- Внесение в рабочие таблички расходов поездки, контактов, документов в папки
- Быть на связи в перелеты (навигация по гейтам, пересадкам)
- Брони и покупка входных билетов на конференции
Личные поручения:
- Запись на услуги, бронирования
- Покупки, заказы, доставки
- Организация семейного и детского досуга, поездок, праздников
- Поиск обучения, кружков для детей/школы
- Оплата счетов
- Вопросы семьи: переезд, аренда квартиры, найм персонала, найм подрядчиков
- Контроль штрафов
- Заказ и оформление документов
Бизнес-задачи по проекту:
- Ведение календаря (рабочие встречи, поездки, перемещения)
- Взаимодействие с гос. структурами
- Взаимодействие с сотрудниками
- Учет договоров, счетов, ведение баз знаний
- Составление договоров (по шаблонам)
- Поиск поставщиков и исполнителей
- Оформление презентаций, документов, отчетов
- Ресерч и оформление в документацию результатов
- Ведение документации по задачам (фин таблицы учета расходов)
- Обмен денег (USDT/валюта)
Вам пригодится знание программ:
- MC Office (таблички, документы, презентации)
- ИИ инструменты (для создания презентаций, таблиц, ресерча, оптимизации своей работы)
- Google календарь
📎Требования:
- Опыт личным ассистентом от 2 лет;
- Английский не ниже В2/С1;
- Вождение автомобиля (для оперативного перемещения по Москве)
- Готовность отвезти/привезти нужное (деньги, вещи по Москве)
Портрет кандидата:
- ответственность,
- честность (способность признать ошибку)
- внимание к деталям
- пунктуальность
- возвращаемость (с задачами)
- способность быть в подчинении, лидировать свои задачи
- получение удовольствия от порядка/закрытых задач
- доведение задач до результата
- способность брать ответственность за свой сектор работы
- многозадачность
- умение работать быстро и адаптироваться к меняющимся обстоятельствам (отмененных задачам, невостребованный информации, изменение резко вводных)
- гибкость
- умение выстроить свой баланс рабочего времени и отдыха
Что мы предлагаем:
- удаленная работа 9-19 по МСК пн/пт 5/2
- выходные плавающие, когда командировки и поездки мы на связи либо что-то срочное
- физические задачи в Москве 10-15% времени
- оплата на руки (возможна оплата в валюте)
- компенсация переработок (оплата или выходные дни)
Этапы собеседования:
- Звонок-интервью с нанимателем
- Звонок-встреча с руководителем
- Передача дел от прошлого ассистента
Ждем ваших резюме и сопроводительных писем!
