Сокольническая линия метро Красные Ворота
Обязанности:
- Административная поддержка руководителя:
- ведение календаря, организация встреч, созвон/видеоконференций;
- контроль исполнения поручений: фиксация задач, сроков, ответственных, статусов;
- подготовка материалов к совещаниям (таблицы статусов, перечни документов, краткие протоколы/заметки при необходимости);
- напоминания/эскалации по просроченным задачам, ведение трекинга “что готово / что в работе / что требуется”.
Координация строительных проектов и документооборота:
- маршрутизация документов по участникам процесса (заказчик, подрядчики, внутренние службы);
- сбор исходных данных по этапам работ: объемы, сроки, подтверждения/акты, корректировки;
- контроль корректности документооборота по проекту: наличие, актуальность, соответствие формату и требованиям договора/регламентов;
- ведение реестров/журналов документов и поддержание “досье проекта” (электронно и при необходимости в бумажном виде).
- подготовка черновиков писем/ответов по документам;
- сверки по реестрам и данным в рамках роли координатора;
- участие в подготовке промежуточных итогов по этапам (по внутренним регламентам компании).
Подготовка и комплектование исполнительной документации:
- сбор, проверка комплектности и систематизация исходных документов для формирования исполнительной документации;
- подготовка и комплектование пакетов для КС-2 и КС-3:
- предварительная проверка заполнения реквизитов, периодов и данных по объемам;
- формирование сопроводительных материалов/реестров перед отправкой;
- сопровождение пакета до момента предоставления/приёма со стороны заказчика: контроль замечаний, доработка состава и повторная отправка.
Коммуникации с заказчиком и подрядчиками:
- ведение деловой переписки по документам: запросы недостающих сведений/материалов, уточнение требований к составу пакетов, согласование сроков;
- организация обмена документами (почта/ЭДО/мессенджеры/облачные хранилища — в рамках ваших процессов);
- фиксация договорённостей и статусов: кто и что делает, сроки, следующий шаг.
Контроль сроков, качества комплекта и отчетность для руководителя:
- ведение контрольных точек по проекту (когда нужны исходные данные, когда формируется пакет, когда отправка/подписание);
- проверка документов на ошибки и несоответствия (реквизиты, даты, периоды, объемы, подписи/печати при необходимости);
- подготовка сводных статусов для руководителя: готовность пакетов, что на согласовании, что требуется запросить.
Архивирование и поддержание порядка:
- поддержание структуры папок проекта, контроль версий файлов;
- ведение архива подписанных документов и сопроводительных файлов;
- передача завершённых пакетов в установленный контур хранения/учета.
Содержание офиса:
- закупка и пополнение канцелярии и расходных материалов по мере необходимости (по заявкам и установленным лимитам);
- контроль наличия базовых офисных расходников (бумага, папки, стикеры, картриджи/тонер, вода/чай — по внутренним правилам);
- получение и прием входящей корреспонденции/документов для офиса, распределение по адресатам;
- координация отправок через курьерские службы и подготовка документов к передаче (когда требуется регламентом);
- поддержание порядка в офисной зоне и в местах хранения документов (папки/корзины/архив — по структуре компании);
- организация мелких офисных запросов по хозяйственной части (по согласованию с руководителем/в рамках компетенций);
Что мы ждём от кандидата:
- Опыт работы в документообороте строительных проектов (желательно с участием в подготовке и сдаче исполнительной документации).
- Практическое понимание подготовки и сопровождения КС-2 / КС-3: комплектность, проверка реквизитов, корректность данных по периодам и объемам.
- Умение собирать пакет документов “под подписание” и сопровождать его до предоставления/приёма со стороны заказчика.
- Опыт деловой переписки и коммуникаций с заказчиком и подрядчиками по согласованию, срокам предоставления и комплектности документов.
- Внимательность к деталям, ответственность за сроки, работа с несколькими задачами/проектами параллельно.
- Уверенный уровень Excel/Google Sheets: реестры, таблицы статусов, контроль готовности пакетов, сверки данных.
- Грамотная письменная речь и аккуратность оформления; понимание базовых принципов документооборота (актуальность, версии, маршрутизация по участникам).
- Опыт работы с почтой и облачными хранилищами/ЭДО — как преимущество (укажите ваши инструменты, если требуется).
