Делопроизводитель

Обязанности:

• Архивное дело

  Организация и ведение архивного дела: отбор, упорядочение, комплектование, учёт, обеспечение сохранности документов, передаваемых в архив.

  Разработка и актуализация номенклатуры дел.

  Формирование дел, оформление обложек, переплёт, составление внутренних описей дел (в т.ч. постоянного срока хранения).

  Подготовка и передача документов на постоянное государственное хранение в установленном порядке.

  Организация мероприятий по уничтожению документов с истекающими сроками хранения (отбор, оформление актов, согласование).

  Выдача по запросам архивных копий, выписок, справок.

  Документооборот и корреспонденция

  Приём, регистрация, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (бумажной и в системе электронного документооборота — СЭД).

  Контроль исполнения документов и поручений, соблюдения сроков.

  Составление и оформление официальных писем, служебных записок, актов, сводок.

  Проверка и согласование исходящей корреспонденции, подготовленной сотрудниками: выявление и исправление орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок, контроль соответствия деловому стилю и правилам оформления.

  Отправка документов Почтой России, курьерскими и иными службами; составление реестров отправки, контроль возврата документов.

  Выдача корреспонденции адресатам под роспись.

  Ведение журналов учёта документов, баз данных.

  Прочее

  Прием и обработка запросов от сотрудников на поиск документов, создание и выдача копий, в том числе скан-образов, своевременное закрытие заявок.

  Участие в организации корпоративных мероприятий (по поручению руководителя).

  Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей, решение текущих организационных вопросов.

  На период ежегодного отпуска или временного отсутствия секретаря руководителя — исполнение его обязанностей (оплачиваемое совмещение)

Требования:

• Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство).

  Знание правил делопроизводства: ГОСТ Р 7.0.97-2016, типовой инструкции по делопроизводству, требований к оформлению организационно-распорядительной документации.

  Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя.

  Знание основ архивного дела: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, порядок передачи дел на постоянное хранение и уничтожение.

  Опыт работы с офисной оргтехникой, знание Почтовых правил (отправка заказных писем, оформление уведомлений, реестров).

  Безупречная грамотность, навыки корректуры и редактуры деловых текстов, умение выявлять и исправлять орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

  Готовность при необходимости исполнять обязанности секретаря руководителя на время его отсутствия

  Грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, высокая самоорганизация.

  Обязателен опыт работы в должности делопроизводителя / секретаря / архивариуса от 1 года

Условия:

• Официальное трудоустройство

  5-ти дневная рабочая неделя пн-чт с 09.00 до 18.00, пт с 09.00 до 16:45

  Заработная плата 50 000 руб. на испытательный срок

  Дружный коллектив, лояльное руководство.