Офис-менеджер

О компании:

Agent Provocateur - культовый британский бренд роскошного и провокационного белья, известный своим авангардным стилем и безупречным качеством. Основанный в Лондоне, бренд стал символом женственности, свободы и эстетики luxury fashion.

Ключевая миссия: Обеспечение эффективной, безопасной и комфортной рабочей среды для всех сотрудников, оптимизация административных процессов и управление инфраструктурой офиса для поддержки бизнес-целей компании.

1. Административная поддержка офис:

• Прием и распределение входящих звонков.
• Работа с корреспонденцией (по необходимости – отправка и получение документов посредством внутренней/внешнейкурьерскими службами).
• Решение технических проблем в офисе (сломался кондиционер, протечка, ремонт мебели и др.) совместно с Директором по строительству и эксплуатации.
• Эксплуатация офисной техники (контроль/заказ очистки кофемашин, кулеров, пурифайера, ремонт, ТО).
• Управление закупками и поставщиками, заключение новых договоров.
• Формирование и контроль бюджета на административные нужды (канцелярия, хозяйственные товары, услуги).
• Поиск, оценка, отбор и ведение и согласование договоров с поставщиками (офисная техника, канцелярия и т.д.).
• Ведение поставщиков в системе, согласование и внесение счетов на оплату в системе БитФИнанс и 1С, контроль оплат.
• Переговоры по условиям контрактов, оптимизация затрат.
• Заказ офисных расходников (канц. товары, бытовая химия, уборочный инвентарь, униформа и т.д.).
• Координация с IT-отделом по рабочим вопросам (организации новых рабочих мест, выдачи пропусков, работа оргтехники).

2. Поддержка розничной сети бутиков:

• Организация заказа и доставки канцелярии, хозяйственных товаров и прочих расходных материалов и мебели для бутиков по их заявкам.
• Контроль бюджета, согласование заказов вне рамок ограниченного каталога.
• Организация генеральной уборки бутиков.
• Помощь с организацией мойки окон и витрин, мойки фасадов.
• Добавление новых сотрудников в ЛК (Канц. товары, Такси и т.д.).
• Сбор и обработка заявок от бутиков по административным вопросам.
• Административная поддержка открытия новых точек (координация поставок первой необходимости).
• Поддержка при заключении договора на монтаж и обслуживание тревожных кнопок и физической охраны в бутиках.

3. Координация корпоративного такси:

• Управление договором и отношениями с сервисом такси, расширение географии поездок при необходимости.
• Контроль использования такси, проверка реестров поездок, контроль доступов к сервису для сотрудников. компании.
• Оплата счетов, контроль оплат.

4. Организация деловых поездок (Travel-менеджмент):

• Заказ авиа- и ж/д билетов для сотрудников согласно корпоративной политике.
• Консультирование сотрудников по условиям тарифов, правил бронирования.
• Взаимодействие с турагентствами или онлайн-системами бронирования.
• Помощь в бронировании гостиниц.

5. Организационная поддержка и развитие корпоративной культуры:

• Внутренние коммуникации (рассылки, информационные материалы в корп.мессенджере).
• Поздравление сотрудников с Днем Рождения и другими праздниками.
• Организация приема гостей, знакомство новых сотрудников с офисным пространством и коллегами.

Наши ожидания:

• Высшее образование.

• Опыт работы на позиции Офис-менеджера, Административного менеджера или Менеджера по АХО от 3 лет.

• Уверенные навыки работы с документами, договорами, счетами.

• Опыт взаимодействия с поставщиками и ведения закупок.

• Базовые финансовые навыки: работа с бюджетом и контролем расходов.

• Опыт travel-менеджмента: билеты, гостиницы, корпоративное такси.

• Английский язык на разговорном уровне (не ниже B2).

• Навыки работы в 1С и Битфинанс - будет плюсом.

Условия:

• Фиксированный оклад.

• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня, "белая" ЗП.

• График работы: офис, 5/2 с 10:00 – 19:00.

• Комфортный современный офис в центре Москвы — ул. Петровка (5 минут от метро).

• Работа в премиальной группе компаний с возможностью влияния на процессы и участия в развитии инфраструктуры.

• Профессиональная команда и возможность профессионального роста.

• Возможность инициировать и внедрять собственные проекты по оптимизации офиса и административных процессов.