Business/Personal Assistant to the CEO

What you'll do

Research & Analytics

• Build company, fund, and people profiles: background, financials, news, connections

• Source and qualify leads via LinkedIn Sales Navigator, PitchBook, Crunchbase

• Prepare competitive analyses, market overviews, and daily news digests

• Produce analytical briefs ahead of CEO meetings

Meeting Protocols & Documentation

• Take real-time structured minutes of senior leadership meetings and investor/partner negotiations

• Prepare, edit, and format materials: presentations, memos, briefs

• Handle business correspondence and outreach campaigns

• Create Jira tasks based on approved meeting minutes

CRM & Pipeline

• Maintain HubSpot: contacts, deals, investor and partner pipeline

• Track statuses and manage follow-ups across CEO Office tasks

• Report on outreach analytics: conversion rates, response rates, funnel health

Operational Support

• Assist with CEO calendar management and meeting preparation

• Coordinate meetings, attach briefs to calendar events

• Welcome guests (tea, coffee), book meeting rooms, verify AV equipment before calls

• Organise in-office events on request (e.g. investor visits, catering)

• Maintain knowledge bases in Confluence and Jira

requirements

• 5+ years of experience in a startup, venture fund, or CEO Office

• Native Russian speaker — essential (CEO is Russian-speaking)

• English C1/C2 — strong written and verbal business communication

• Hands-on experience with HubSpot or equivalent CRM

• Proficiency with LinkedIn Sales Navigator

• Confident in Google Workspace (Sheets, Docs, Slides)

• Strong analytical skills — able to draw conclusions quickly from unstructured data

• Proven experience taking minutes of complex multi-party meetings

• Working knowledge of PitchBook and Crunchbase

• Familiarity with Confluence and Jira

What we offer

• A front-row seat at one of Europe's most ambitious deep-tech companies

• International team with backgrounds from Boston Dynamics, Tesla, Agility Robotics, and NVIDIA

• Real involvement in business decisions from day one

Что вы будете делать

Исследования и аналитика

• Подготовка профилей компаний, фондов и ключевых лиц: биография, финансовые показатели, новости, связи и контакты.
• Поиск и квалификация потенциальных контактов и лидов через LinkedIn Sales Navigator, PitchBook и Crunchbase.
• Подготовка конкурентного анализа, обзоров рынков и ежедневных дайджестов новостей.
• Создание аналитических материалов и справок перед встречами CEO.

Ведение встреч и документация

• Ведение структурированных протоколов в режиме реального времени на встречах высшего руководства и переговорах с инвесторами и партнёрами.
• Подготовка, редактирование и оформление материалов: презентаций, меморандумов, аналитических записок и брифов.
• Ведение деловой переписки и кампаний по деловому взаимодействию (outreach).
• Создание задач в Jira на основе утверждённых протоколов встреч.

CRM и управление воронкой

• Ведение HubSpot: контакты, сделки, воронка инвесторов и партнёров.
• Отслеживание статусов и контроль последующих действий по задачам офиса CEO.
• Подготовка отчётности по эффективности коммуникаций: коэффициенты конверсии, показатели отклика и состояние воронки.

Операционная поддержка

• Помощь в управлении календарём CEO и подготовке встреч.
• Координация встреч и прикрепление аналитических материалов к событиям календаря.
• Встреча гостей (чай, кофе), бронирование переговорных комнат, проверка аудио- и видеооборудования перед звонками.
• Организация офисных мероприятий по запросу (например, визиты инвесторов, кейтеринг).
• Поддержание и актуализация баз знаний в Confluence и Jira.

Требования

• Более 5 лет опыта работы в стартапе, венчурном фонде или офисе CEO.
• Русский язык на уровне носителя — обязательно (CEO русскоговорящий).
• Английский язык уровня C1/C2 — уверенные письменные и устные навыки делового общения.
• Практический опыт работы с HubSpot или аналогичной CRM-системой.
• Уверенное владение LinkedIn Sales Navigator.
• Хорошее знание Google Workspace (Sheets, Docs, Slides).
• Сильные аналитические навыки — способность быстро делать выводы на основе неструктурированных данных.
• Подтверждённый опыт ведения протоколов сложных многосторонних встреч.
• Рабочее знание PitchBook и Crunchbase.
• Знакомство с Confluence и Jira.

Что мы предлагаем

• Возможность находиться в центре событий одной из самых амбициозных deep-tech компаний Европы.
• Международную команду с опытом работы в Boston Dynamics, Tesla, Agility Robotics и NVIDIA.
• Реальное участие в принятии бизнес-решений с первого дня работы.