Специалист по административной поддержке офиса

Обязанности:

1. Административная поддержка топ-менеджмента и сотрудников:

• Полный цикл организации командировок (оформление заявок, бронирование авиа‑ и ж/д билетов, гостиниц, трансферов);

• Подготовка авансовых отчётов, оформление виз (сбор документов, заполнение анкет, взаимодействие с тревел‑агентствами, курьерская доставка);

• Планирование и координация встреч, переговоров, совещаний (ведение календаря, подготовка материалов, печать и брошюровка документов, заказ кофе‑брейков и пропусков);

• Встреча и сопровождение гостей, административное обеспечение визитов.

2. Протокольное и документационное обеспечение:

• Сопровождение ключевых встреч и комитетов (подготовка материалов, организация питания, заказ пропусков);

• Протокольное обеспечение деятельности руководителя (фиксация решений, рассылка итогов);

• Нормоконтроль, подготовка документов на подпись руководству;

• Обработка и распределение входящей/исходящей корреспонденции, организация почтовых пересылок.

3. Хозяйственное управление офисом:

• Контроль проведения клининга, поддержание чистоты и порядка в офисе;

• Координация работы корпоративного такси для сотрудников;

• Заказ канцтоваров, хозтоваров, обеспечение бесперебойной работы офиса.

4. Договорная работа и взаимодействие с поставщиками:

• Ведение договоров аренды жилых и нежилых помещений (оплата счетов, взаимодействие с арендодателями);

• Организация услуг переводов и нотариального заверения документов;

• Взаимодействие с контрагентами и поставщиками: ведение документооборота по договорам, работа в СЭД;

• Приём первичной документации от поставщиков, своевременное заведение счетов и передача в бухгалтерию (работа в 1С:Бухгалтерия и 1С:Документооборот);

• Выполнение отдельных поручений руководства.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы не менее 3-х лет в качестве бизнес ассистента топ-менеджмента;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (word, excel, power point), владение 1C в части работы с первичными бухгалтерскими документами приветствуется;
• Опыт работы в системах электронного документооборота приветствуется;
• Навыки работы с большим объемом документов, знание первичного КДП (командировки) приветствуется;
• Опыт работы по планированию и организации совещаний, конференций, обучений;
• Опыт работы с организацией трансферов, бронированием - заказом билетов ж/д, авиа;
• Внимательность при работе с документами, устная и письменная грамотность;
• Стрессоустойчивость и способность сохранять приоритеты.

METEOR Lift предлагает:

• Работу в крупной, стабильной и современной компании;
• Оформление в штат с первого рабочего дня;
• Конкурентную и полностью белую зарплату;
• ДМС для сотрудников, включающий в том числе стоматологию;
• Программы обучения, повышения квалификации и возможность карьерного роста;
• Выплаты при рождении детей, материальную помощь в сложных жизненных ситуациях;
• Денежное поощрение за стаж работы в компании.