Цветочная улица 16М
Ha произвoдcтво индивидуaльной корпуснoй мебeли трeбуетcя офис-менеджер.
Мы ищем энергичного и ответственного офис-менеджера, который станет надежной опорой нашего офиса и поможет обеспечить бесперебойную работу компании. Если вы любите порядок, умеете эффективно решать задачи и готовы развиваться вместе с нами, эта вакансия для вас!
Что мы предлагаем:
Достойный доход: От 70 000 рублей в месяц.
Комфортные условия: Работа в современном, уютном офисе в дружном коллективе.
Стабильность и развитие: Надежная работа в динамично развивающейся компании с регулярными выплатами дважды в месяц.
Удобный график: 5/2, с 09:00 до 18:00, с перерывом на обед.
Отличная локация: Пешая доступность от станций метро "Московские ворота" и "Электросила".
Обязанности:
1. Администрирование и бесперебойная работа офиса
· Обеспечение бесперебойной работы офисной техники, телефонии, интернета (контроль, вызов мастеров, взаимодействие с провайдерами);
· Контроль наличия воды, канцелярии, хозяйственных товаров, мебели — своевременный заказ;
· Организация и контроль работы мастеров при поломках (сантехника, электрика, оргтехника);
· Поддержание порядка: контроль работы клининговой компании, чистота в местах общего пользования.
2. Работа с поставщиками и закупки
· Заказ материалов у постоянных поставщиков: формирование заявок, контроль сроков и комплектности поставок;
· Переговоры с новыми поставщиками: поиск альтернатив, согласование цен и условий поставки (в рамках утвержденных лимитов), подготовка проектов договоров;
· Взаимодействие со службой доставки / курьерами;
· Контроль остатков расходных материалов (канцелярия, хозтовары, расходники для оргтехники).
3. Документооборот и первичная документация
· Подготовка, отправка и получение документов (договоры, счета, акты);
· Контроль подписания документов у руководителя;
· Взаимодействие с курьерскими службами, отправка корреспонденции;
· Сбор и передача первичной документации в бухгалтерию по установленному регламенту;
· Обработка и отправка сканов документов для отдела продаж (по запросу);
· Подготовка писем, приказов, поручений (по задачам руководителя).
4. Работа в учетных системах и CRM
· Работа в 1С: занесение первичной документации (счета, акты, накладные), выгрузка данных, взаимодействие с бухгалтерией в части документооборота;
· Работа в Битрикс24: ведение задач, контроль поручений, работа с документами внутри системы, взаимодействие с отделами.
5. Работа с онлайн-кабинетами и учетными системами
· Администрирование онлайн-кабинетов компании;
· Ведение учета в Excel (реестры договоров, таблицы контроля, учет расходов, любые оперативные своды);
· Сбор данных для расчета зарплаты (табели, заявления, больничные) — подготовка и передача в бухгалтерию.
6. Входящие коммуникации и связка с руководителем
· Прием и распределение входящих звонков;
· Выполнение личных поручений руководителя (подготовка писем, отправка документов, контроль сроков);
· Запрос счетов у поставщиков, согласование оплат (во взаимодействии с бухгалтерией).
7. Логистика, командировки и мероприятия
· Организация доставки корреспонденции (почта, курьеры);
· Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы);
· Организация внутренних мероприятий (встречи, корпоративы, дни рождения).
8. Работа с оргтехникой
· Эксплуатация и обслуживание офисной техники (ксерокс, принтер, сканер);
· Своевременная заправка картриджей, вызов специалистов при поломках.
Требования:
Обязательные:
· Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 1 года;
· Опыт работы с поставщиками (заказ материалов, ведение переписки, контроль поставок);
· Уверенный пользователь ПК: Excel (таблицы, фильтры, формулы), работа с электронной почтой, мессенджерами, онлайн-кабинетами;
· Опыт работы в 1С (занесение первичной документации, работа с документами);
· Опыт работы в Битрикс24 (задачи, документооборот, поручения);
· Понимание документооборота (счета, акты, договоры);
· Опыт взаимодействия с клининговыми компаниями, провайдерами, курьерскими службами;
· Грамотная устная и письменная речь;
· Ответственность, системность, умение работать с несколькими задачами одновременно.
Будет плюсом:
· Опыт проведения переговоров с новыми поставщиками;
· Опыт администрирования онлайн-кабинетов;
· Опыт организации командировок и мероприятий;
· Навык поиска поставщиков на маркетплейсах или через базы.
Присоединяйтесь к нашей команде профессионалов! Отправляйте свое резюме, и мы обязательно с вами свяжемся.
