Секретарь руководителя

Обязанности:

• составление и согласование рабочего расписания руководителя;

• организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения их просьб и предложений;

• работа в МСЭД;

• приём и обработка входящей и исходящей корреспонденции;

• передача корреспонденции в структурные подразделения или исполнителям согласно решениям руководителя;

• приём документов и личных заявлений на подпись руководителя;

• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

• проверка правильности оформления проектов документов перед передачей на подпись;

• редактирование документов;

• формирование дел согласно утверждённой номенклатуре, обеспечение их сохранности и своевременная сдача в архив;

• копирование документов;

• организация телефонных переговоров руководителя, фиксация полученной информации в его отсутствие и доведение её содержания до сведения руководителя;

• передача и приём информации по приёмно‑переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограмм;

• по поручению руководителя — составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем;

• контроль исполнения работниками предприятия приказов, распоряжений и поручений руководителя;

• отслеживание сроков выполнения указаний, взятых на контроль;

• ведение контрольно‑регистрационной картотеки;

• контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя.

Требования:

• Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена, высшее образование (бакалавриат) по направлению «Документоведение и архивоведение».

• Знать: правила делопроизводства и архивного дела; стандарты унифицированной системы организационно‑распорядительной документации; структуру и функции организации, распределение обязанностей между подразделениями; основы административного и трудового права; правила делового этикета и протокола; нормы охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии; правила работы с конфиденциальной информацией и основы кибербезопасности.

Условия:

• график работы 5/2;
• строго на месте работодателя.