Менеджер-администратор офиса

Обязанности:

• Координация и стандартизация внутренних процессов, внедрение цифровых инструментов и систем документооборота, позволяющих оптимизировать внутренние процессы компании и обеспечивающих информационную безопасность; интеграция программных решений в единую экосистему компании;
• обеспечение сотрудников информацией о правилах и процедурах внутри компании, контроль соблюдения внутренних правил компании;
• Обратная связь руководителю об исполнении поручений и задач сотрудниками;
• Административно-хозяйственное обеспечение. Бюджетирование административных расходов. Планирование, контроль и оптимизация затрат на офисные нужды. Закупка канцтоваров, расходных материалов, учет и контроль наличия и офисных принадлежностей;
• Взаимодействие с внешними службами: Координация работы курьерских компаний и поставщиков услуг связи (почта РФ, СДЭК), клининговых служб, мастеров по ремонту оборудования, IT-специалистов;
• Управление документооборотом. Ведение реестров, архивирование документов (физических и цифровых), подготовка писем, приказов и распоряжений, ЛНА, отчётов, презентаций;
• Контроль состояния офиса и оборудования. Слежение за чистотой и порядком, контроль исправности офисной техники и мебели, своевременное инициирование ремонта;
• Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц;
• Организация встреч, переговоров, взаимодействие с посетителями;
• Координация взаимодействия между подразделениями.
• Требования:
• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером от 5 лет
• Уверенное владение офисным ПО: MS Office, CRM-системы, системы электронного документооборота
• Грамотная устная и письменная речь, навык формировать цельный официальный текст из отдельных тезисов.
• Высокая организованность, ответственность и внимательность
• Высокий уровень коммуникативных навыков во взаимодействии с разными людьми
• Умение работать в режиме высокой концентрации внимания и последовательность при выполнении задач, применение и внедрение инструментов тайм-менеджмента.
• Соблюдение конфиденциальности и деловой этики; понимание концепции командной работы и профессионального общения, недопустимость инициирования и участия в непрофессиональных формах взаимодействия внутри коллектива (сплетни, интриги, конфликты); умение создать в команде атмосферу вовлеченности, уважительного и позитивного взаимодействия, сплоченности ради общей цели компании.
• Мы предлагаем:
• Официальное трудоустройство;
• Стабильную заработную плату;
• Работу напрямую с руководством компании;
• Возможности профессионального развития;
• Дружную команду и комфортную рабочую атмосферу.