Офис-менеджер

АО «Издательский дом «Красота» — молодое издательство, выпускающее иллюстрированные книжные издания. Ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя административную поддержку команды и станет человеком, на которого можно положиться в организационных вопросах.

Что предстоит делать

Документооборот и курьерские задачи:

• доставка документов контрагентам, в налоговую, в банк, на почту
• отправка и получение корреспонденции (Почта России, СДЭК, курьерские службы)
• передача договоров и актов на подписание, контроль возврата подписанных экземпляров
• получение заказов от поставщиков по доверенности
• сканирование, копирование, систематизация и архивирование документов
• ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции

Офисная поддержка:

• заказ канцелярии, расходных материалов, воды, хозтоваров
• контроль состояния офиса, взаимодействие с арендодателем и службами (уборка, мелкий ремонт, пропуска)
• приём гостей, курьеров, представителей контрагентов
• организация рабочего пространства для новых сотрудников

Помощь руководству:

• ведение календаря встреч, бронирование переговорных
• заказ такси, билетов, курьерских доставок
• подготовка простых писем, уведомлений и служебных записок по шаблонам
• сбор информации по запросу руководителя

Специфика издательства (обучим):

• передача макетов и тиражей в типографию и обратно
• отправка обязательных экземпляров в Книжную палату
• доставка авторских экземпляров авторам
• помощь в комплектации и отправке заказов

Мы ожидаем

• Ответственность и внимание к деталям — документы не должны теряться
• Пунктуальность — курьерские задачи привязаны к срокам
• Самостоятельность — умение решать задачи без пошагового контроля
• Грамотная устная и письменная речь
• Уверенное владение компьютером (почта, мессенджеры, Google Docs / MS Office)
• Готовность к перемещениям по Москве (доставка документов, поездки в типографию, на почту)

Будет плюсом

• Опыт работы офис-менеджером, ассистентом или курьером от 6 месяцев
• Знание основ документооборота (что такое акт, счёт, договор, доверенность)
• Опыт работы с курьерскими службами и Почтой России
• Интерес к книгам и издательскому делу