Персональный ассистент (Новая Рига)

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!

Мы ищем Персонального ассистента для медийного руководителя. Основная задача — полностью взять на себя организацию личных, семейных и операционных процессов руководителя, существенно снизив уровень его вовлеченности в бытовые и организационные вопросы.

Обязанности:

Личные и семейные задачи — 70%

• Полное ведение личного и рабочего календаря руководителя: согласование встреч;
• Контроль логистики и времени на дорогу;
• Контроль дедлайнов;
• Подготовка ежедневных и еженедельных планов. Регламент: ежедневно до 21:00 — план следующего дня, каждое воскресенье — план недели.

Организация семьи:

• Полная координация семейных процессов: контроль графика ребенка; школа, кружки, секции; медицинские записи; школьные мероприятия; подарки; организация каникул; контроль важных семейных дат.

Управление домашним персоналом:

• Координация и контроль работы: нянь; водителей; уборочного персонала.
• Составление графиков, постановка задач, контроль исполнения, поиск замен;
• Решение текущих организационных вопросов. Результат: руководитель не вовлекается в управление домашним персоналом.

Организация быта и дома:

• Полное сопровождение бытовых процессов: закупки; контроль бытовых запасов; химчистка; ремонтные работы; вызов подрядчиков и мастеров; обслуживание автомобилей; организация доставок; оплата бытовых услуг.

Travel-поддержка:

• Полная организация поездок: билеты; визы; трансферы; гостиницы; рестораны; документы; маршруты; подготовка чек-листов и организация сборов.

Личные поручения:

• Подбор и заказ подарков;
• Поиск товаров и услуг;
• Организация доставок;
• Запись к врачам; запись в салоны красоты;
• Поиск и подбор специалистов.

Поддержка бизнеса — 20%.

• Контроль задач подрядчиков: контроль сроков исполнения; организация встреч и созвонов; сбор информации; подготовка документов; поиск исполнителей; сопровождение организационных процессов по проектам руководителя.

Поддержка блога и публичной деятельности — 10%

• ведение контент-календаря;
• сопровождение съемок;
• организация работы подрядчиков;
• контроль публикаций и интеграций;
• контроль контент-дедлайнов;
• съемка и фиксация релевантного контента в течение дня;
• передача материалов SMM-команде;
• поиск и предложение идей для контента.

Требования:

• Релевантный опыт от 3–5 лет в роли персонального ассистента, executive assistant или family assistant.
• Опыт сопровождения собственников бизнеса, первых лиц компаний, публичных персон или VIP-клиентов.
• Опыт управления несколькими направлениями одновременно (личные задачи, семья, подрядчики, контент, мероприятия).
• Опыт координации домашнего персонала.
• Опыт самостоятельного принятия решений без постоянного контроля руководителя.
• Образование: Высшее;
• Программы и знания: Google Calendar. Telegram. Базовые инструменты планирования и учета задач. Уверенное использование ИИ-инструментов для поиска решений и оптимизации процессов.
• Навыки работы с контентом для социальных сетей будут преимуществом.
• Готовность регулярно работать в районе Новой Риги и сопровождать руководителя на выездах.

Условия:

• Заработная плата 200 000 - 250 000 на руки;
• Оформление: Обсуждается с финалистом ;
• Формат работы: офлайн г. Москва, Новая Рига, сопровождение на съемках, встречах и мероприятиях;
• График работы: 5/2, полный день, после 18:00 на связи до 23 ч.Выходные возможны плавающие. В рабочее время высокая скорость реакции обязательна;
• Командировки: возможны редкие поездки по России совместно с руководителем.

ЭТАПЫ:

1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

2) собеседование с руководителем - онлайн / офлайн;

3) СБ+полиграф;

4) тестовые период -1 неделя.