Секретарь координатор

Обязанности:

• Деловая переписка и документооборот по судовым проектам
• Координация выездов и монтажных работ. Согласовывать даты и время выездов инженеров на катера/суда, собирать пакет данных для пропусков (как в недавних задачах: ФИО, должность, дата/время, объект), отслеживать статусы, предупреждать о сдвигах.
• Работа с календарём и встречами. Планировать совещания по проектам, рассылать повестки, бронировать переговорные комнаты, организовывать ВКС с заказчиками и подрядчиками, фиксировать итоги и контрольные точки.
• Административная поддержка инженерных задач. Помогать в подготовке материалов для совместных обсуждений (в т. ч. по специализированному оборудованию: ЭКНИС, УКВ‑антеннам, гирокомпасам и т. п.), готовить краткие сводки по статусу проектов.
• Организация внутренних процессов. помогать в рассылке коллегам по темам совместной работы, поддерживать порядок в файловой структуре и базах задач.
• Коммуникация с внешними контрагентами и службами. Звонки и письма для уточнения деталей по договорам, пропускам, доставке, согласовывать мелкие организационные моменты.

Требования:

• Опыт ведения деловой переписки (письма, коммерческие предложения, запросы, официальные уведомления) с грамотной структурой и корректным тоном.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), навыки форматирования документов
• Понимание базового цикла проектных задач: сроки, ответственные, статусы, риски. Опыт координации хотя бы небольших выездов/мероприятий (согласование дат, сбор данных, контроль готовности).
• Организованность и внимание к деталям: умение держать в голове несколько параллельных процессов, не терять сроки и документы, чётко фиксировать договорённости.
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме «сжатые сроки»: готовность спокойно действовать, когда нужно срочно подготовить пакет для пропуска или дослать документы.
• Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, умение корректно уточнять информацию и задавать уточняющие вопросы.

  Будет плюсом (не обязательно, но ценно):

• Базовое понимание специфики судового радионавигационного оборудования (ЭКНИС, УКВ‑радиостанции, компасы, ГМССБ) или готовность быстро разобраться в терминах.
• Опыт работы с технической документацией, сертификатами, актами, спецификациями; понимание, зачем нужны такие детали, как коды РМРС, даты освидетельствований, номера свидетельств.
• Умение готовить простые шаблоны писем/уведомлений и использовать их для ускорения работы.
• Базовые навыки планирования командировок/выездов: бронирование, согласование пропусков, фиксация логистики.

Условия:

• Место: Ново-Железнодорожная улица, 1Б, Красное Село, Санкт-Петербург
• График: 10:00–18:00
• Обучение и погружение в специфику судового оборудования: мы поможем разобраться в терминах и процессах.
• Компенсация питания и развозка (м. Московская/Балтийская)