Секретарь-делопроизводитель

Задачи:

Почтово-курьерский блок:

• Прием и распределение входящей почты (конверты, бандероли) по получателям, обработка экспресс-почты;
• Взаимодействие с курьерами: отправка исходящей корреспонденции, контроль выполнения заявок на отправку документов контрагентам по Москве и в регионы;
• Контроль своевременной доставки и отслеживание почтовых отправлений;

Обеспечение офиса расходными материалами и продуктами:

• Приём заявок от сотрудников на канцелярию — полный цикл от заявки до выдачи;
• Складской учёт расходных материалов (выдача сотрудникам, контроль остатков, инвентаризация);
• Приготовление чая/кофе для сотрудников и гостей, сервировка переговорных комнат;
• Ведение графика бронирования переговорных комнат;

Делопроизводство и документооборот (1С:ДО):

• Обеспечение корректной работы и ведение полного цикла документооборота, соблюдение исполнительской дисциплины в 1С:ДО;
• Ежедневная проверка эл.почты;
• Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в системе 1С:ДО (присвоение регистрационных номеров, сканирование, прикрепление файлов);
• Создание документов в 1С:ДО (письма, поручения, служебные записки);
• Архивирование и подшивка документов текущего года по основной деятельности;

Пропускной режим и прием гостей:

• Прием телефонных звонков, их распределение и перенаправление на ответственных сотрудников;
• Получение заявок на оформление пропусков, оформление, прошивка и выдача постоянных пропусков сотрудникам;
• Оформление разовых пропусков для гостей и кандидатов на собеседование, встреча гостей на ресепшн;
• Ведение журнала выдачи и возврата пропусков (в том числе при увольнении сотрудников);

Контроль чистоты и порядка:

• Контроль чистоты и порядка в зоне ресепшен, кухни и переговорных комнатах.

Наши ожидания:

• Имеете опыт работы секретарем, администратором ресепшн или делопроизводителем от 1 года;
• Уверенно работаете в 1С: Документооборот: умеете регистрировать входящие/исходящие документы, создавать внутренние документы, знаете принципы исполнительской дисциплины и делопроизводства;
• Владеете навыками деловой переписки и телефонного этикета;
• Умеете работать с оргтехникой (сканер, принтер, факс);
• Ответственны, внимательны к деталям, обладаете грамотной устной и письменной речью.

Мы предлагаем:

• Работу в крупном многопрофильном холдинге, занимающем лидирующие позиции на рынке;
• Повышение своего уровня экспертизы за счет разноплановых задач;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия;
• Корпоративные льготы: новогодние детские подарки, материальная поддержка сотрудников в различных жизненных ситуациях;
• ДМС согласно политике компании;
• Стабильную заработную плату (оклад 90 000 руб. до вычета НДФЛ + ежеквартальная премия);
• График работы 5/2 (с 09:00 до 18:00, пт. до 16:45), удаленного или гибридного режима работы не предусмотрено;
• Комфортный современный офис в современном БЦ "Дельта Плаза" по адресу 2-ой Сыромятнический пер., д.1 (в шаговой доступности метро Курская/Чкаловская).