Секретарь-референт / Делопроизводитель

Мы ищем внимательного, системного и инициативного человека, который возьмёт под контроль административную часть работы компании и станет надёжным помощником руководителя.

Главная задача роли — создать понятную и удобную систему документооборота, обеспечить безупречную организацию графика руководителя и помогать в решении текущих личных и бизнес-задач.

Чем предстоит заниматься:

1. Документооборот и административный порядок

Провести аудит текущего состояния документооборота и выстроить удобную систему работы с документами;

Создать порядок в хранении, регистрации, согласовании и контроле документов;

Организовать понятную структуру папок, архивов и рабочих процессов;

Следить за актуальностью документов, сроками и исполнением поручений;

Постепенно довести административные процессы до состояния «всё работает чётко и без потерь».

2. Организация расписания руководителя

Ведение календаря руководителя с высокой точностью и вниманием к деталям;

Планирование встреч, звонков, поездок и других событий;

Контроль пересечений, приоритетов и временных ограничений;

Подготовка руководителя к встречам: сбор информации, напоминания, необходимые материалы;

Контроль договорённостей и последующих действий после встреч.

3. Личные и бизнес-поручения руководителя

Выполнение личных поручений руководителя: организация задач, поиск информации, координация процессов;

Решение оперативных вопросов и контроль исполнения договорённостей;

Выполнение отдельных бизнес-задач: анализ информации, подготовка справок, небольших исследований, сравнений и выводов;

Взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и внешними контактами по поручениям руководителя.

Нам нужен человек, который:

обладает исключительной внимательностью к деталям и высоким уровнем ответственности;

умеет наводить порядок там, где его ещё нет;

любит системность, структуру и контроль;

умеет самостоятельно организовывать свою работу и доводить задачи до результата;

быстро разбирается в новой информации и умеет делать выводы;

умеет работать с конфиденциальной информацией;

обладает грамотной письменной и устной речью.

Будет преимуществом:

опыт работы личным помощником, секретарём-референтом, офис-менеджером или координатором;

опыт построения административных процессов с нуля;

уверенное владение календарями, офисными программами и системами учёта задач.

Мы предлагаем:

роль с высокой степенью доверия и самостоятельности;

возможность напрямую влиять на организацию работы руководителя и компании;

разнообразные задачи — от систематизации процессов до аналитических поручений;

возможность карьерного роста.