Специалист по документообороту

1. Функции модератора системы 1С Документооборот в части договорной работы:

проверка правильности выбора маршрута согласования инициатором, правильности заполнения карточки документа, вложений необходимых документов, установление всех необходимых связей в системе и т.п.;

проверка подписанных сканов, предоставления оригиналов, а также договорных документов, подписанных УКЭП;

контроль получения оригиналов подписанных документов, истребование у ответственных сотрудников.

2. Организационно-методическое сопровождение:

подготовка ежемесячного отчета управляющей компании (сбор необходимой информации у ответственных подразделений, консолидация полученной информации в единый отчет по установленной форме, организация подписания отчета, передача подписанного отчета в бухгалтерию);

консультирование работников по вопросам 1С Документооборот;

предоставление информации по документам;

взаимодействие с нотариусами и бюро переводов.

3. Бюджетирование Дирекции по правовым вопросам

сбор информации у сотрудников Дирекции в рамках утверждения годового и ежемесячного бюджета, формирование заявки в 1С ERP, сопровождение процесса утверждения/изменения заявки;

контроль исполнения бюджета Дирекции;

организация оплаты счетов по запросам сотрудников Дирекции по правовым вопросам (получение документов от контрагентов, передача первичных документов в бухгалтерию, передача счетов в оплату в 1С ERP).

4. Архивация и хранение документов:

учет, систематизация, хранение;

формирование дел и передача в архив;

уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

5. Техническая работа:

сканирование, копирование, брошюрование по запросу сотрудников Дирекции;

заверение копий.