Бизнес-ассистент руководителя

Мы — международная светотехническая компания, предоставляющая полный комплекс услуг на рынке архитектурно-художественного освещения. С момента основания в 2014 году мы реализовали более 1000 проектов в 9 странах мира и зарекомендовали себя, как надежный и профессиональный подрядчик в области освещения (сайт компании: https://svet-expert.com/about/).

Находимся в поиске ответственного и стрессоустойчивого сотрудника на должность бизнес-ассистента руководителя.

Обязанности:

• Контроль и администрирование учета времени сотрудников (СКУД, мониторинг опозданий, объяснительные записки (опоздания, прогулы, неисполнение поручений), графика отпусков, формирование сводного отчета для руководителя.
• Ведение реестра текущих проектов, контроля сроков и этапов их реализации.
• Выполнение личных поручений руководителя (деловые и личные поездки, досуг и пр.). Оперативное информирование руководителя о форс-мажорных ситуациях в части исполнения поручений, отношений в коллективе, формирование позитивной атмосферы в коллективе и пр.
• Контроль исполнения задач и поручений сотрудников, заполнения ежедневного отчета (Битрикс 24), подготовка ежедневного отчета руководителю по неисполненным задачам. Подготовка сводного отчета подразделений к еженедельному оперативному совещанию (в понедельник).
• Контроль выполнения сотрудниками работ исключительно в соответствии с должностными инструкциями, регламентами, чек-листами.
• Организация и проведение еженедельных оперативных совещаний по вторникам с 8.00 до 9.00 и дополнительных по поручению руководителя (очных и видеоконференций). Ведение протоколов встреч, видеофиксацию, контроль исполнения поручений в рамках протоколов.
• Формирование до 5 числа текущего месяца сводного плана компании на основе ежемесячных планов подразделений, отчет по исполнению плана до 5 числа следующего месяца.
• За 2 дня до выхода на работу организация оборудованного рабочего места для новых сотрудников, подключение к корпоративным программам: почта, обучение, Битрикс24, корпоративный телефон. Оформление материальной ответственности в рамках должностных инструкций. Передача дел и возврат оборудования в случае увольнения сотрудника. Знакомство и представление коллектива, профильных руководителей (онбординг).
• Формирование реестра платежей, контроль оплат бухгалтерией в части расходов:
• корпоративная телефония и Интернет: Mangо, Мегафон
• Битрикс 24 (услуги контрагента, корпоративный тариф)
• административно-хозяйственная деятельность: закупки воды (в офис и на производство), кофе, канцелярии и пр., включая закупки на маркет-плейсах. Контроль за оплатой и качеством клининга в офисе, контроль чистоты каждого рабочего места. Контроль своевременной оплаты электроэнергии в офисе.
• контроль командировочных расходов (подготовка отчетов и первичной документации) для бухгалтерии.
• Ежемесячная инвентаризация оборудования в офисе. Материальная ответственность за оргтехнику, телефоны и другие материальные ценности, контроль за их эксплуатацией, оформление передачи в пользование ответственным сотрудникам.
• Подготовка локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, поручения и пр.), ведение документооборота (реестра), включая получение и отправку корреспонденции, подготовку и отправку писем, ответов на запросы, первичных отчетных документов для бухгалтерии и пр.Информирование, поздравление сотрудников, организация корпоративных мероприятий. Подготовка справки руководителю о днях рождениях сотрудников и ключевых партнеров.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником руководителя или бизнес-ассистентом не менее 3-х лет;
• Уверенный пользователь ПК;
• Знание Битрикс 24;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение расставлять приоритеты и работать без контроля;
• Готовность быть всегда на связи.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;

• График: 5/2, с 09:00 до 18:00;

• Испытательный срок 3 месяца;

• Оплата мобильной связи.