Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Административные обязанности (20%)
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Сканирование, копирование, печать и подготовка документов.
• Формирование, систематизация и архивирование документов.
• Контроль наличия канцелярских товаров и оформление заявок на их закупку.
• Выполнение поручений руководителя в рамках административной деятельности.
• 2. Поддержание чистоты и порядка (80%)
• Кабинеты руководителей (ежедневно):
• Влажная уборка рабочих столов, приставных столов, тумб, шкафов, полок и других поверхностей (за исключением документов и личных вещей руководителя).
• Удаление пыли с мебели, оргтехники (без вмешательства в подключение оборудования), подоконников, декоративных элементов.
• Очистка стеклянных поверхностей, зеркал, дверей и ручек.
• Проветривать помещение при отсутствии руководителя (при возможности и в соответствии с внутренними правилами).
• Расставлять мебель и предметы интерьера в соответствии с установленным порядком.
• Контролировать внешний вид кабинета и своевременно устранять загрязнения.
• По мере необходимости: удалять локальные загрязнения со стен, мебели и стеклянных поверхностей.
• Поливать комнатные растения (если это закреплено за сотрудником).
• Пополнять расходные материалы (салфетки, бумажные полотенца, питьевая вода, чай, кофе, сахар и др., если предусмотрено).
• Сообщать ответственному лицу о выявленных неисправностях мебели, освещения, сантехники, климатического оборудования и других элементов кабинета.
• Соблюдать конфиденциальность в отношении документов и информации, находящихся в кабинете руководителя.
• Использовать моющие и чистящие средства в соответствии с инструкциями производителя.
• Соблюдать санитарные нормы, правила охраны труда и техники безопасности.
• Выполнять уборку таким образом, чтобы минимально отвлекать руководителя и не нарушать рабочий процесс.
• Мытье и дезинфекция рабочих поверхностей, столов и раковины (место приема пищи сотрудниками).
• Загрузка и разгрузка посудомоечной машины (при наличии) либо мытье посуды руководящего звена.
• Пополнение расходных материалов (бумажные полотенца, мыло, салфетки и др.).
• Контроль чистоты холодильника, микроволновой печи, кофемашины и другой бытовой техники.
• Дополнительно:
• Поддержание чистоты в переговорных комнатах перед встречами и после их окончания.
• Контроль наличия и своевременное пополнение хозяйственных и моющих средств.
• Соблюдение санитарных норм, правил охраны труда и техники безопасности при выполнении работ.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
• Навыки работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• График работы 5/2 с 08:00 до 17:00.