Ассистент отдела

Обязанности:

Административная и организационная поддержка
· Ведение календарей: планирование встреч, совещаний, личных мероприятий, корректировка расписания.
· Контроль дедлайнов компании и напоминания о ключевых событиях (например, ведение календаря дней рождения артистов, партнеров).
· Подготовка и протоколирование ключевых встреч, совещаний, фиксация договорённостей.
· Фильтрация запросов, бронирование переговорных, заказ расходных материалов.
· Поддержание порядка в переговорной зоне между встречами с артистами, организация встречи партнеров.
· Контроль исполнения поручений руководителя и сотрудников отдела.

Документооборот и делопроизводство
· Регистрация и архивация внутренних документов (бумажный и электронный документооборот).
· Координация обмена документами с контрагентами (курьерская доставка).
· Сбор и подготовка документов для регистрации в ОКУП (РАО, ВОИС, РСП).
· Подготовка отчетов, служебных записок, таблиц и писем.
· Поиск подрядчиков и исполнителей под различные задачи, оформление договоров.
· Помощь в оформлении типовых форм документов, договоров, соглашений.

Аналитическая и проектная деятельность
· Обработка и маршрутизация запросов от других отделов: маркетинг, синхронизация, и др.
· Помощь с проверкой и модерацией релизов лейбла.
· Создание аналитических сводок и бизнес-презентаций.
· Поиск подрядчиков и поставщиков, курирование их работы.
· Оптимизация процессов: предложение и внедрение идей по улучшению и оптимизации внутренней рутины.
· Внедрение/использование CRM, таск-трекеров, нейросетей

Требования:

• Высшее образование (юридический факультет будет конкурентным преимуществом);
• Опыт работы ассистентом отдела, бизнес-ассистентом от 1 до 3 лет;
• Грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ;

• Работа в режиме 4-1, 4 дня в офисе, 1 – удаленка, с 10.00 до 18.30;

• ДМС, обучение;

• Удобный офис в центре, с фруктами и сладостями.