Красный проспект 18
Обязанности:
В целях реализации задач и функций, возложенных на департамент, главный специалист обязан:
1) организовывать работу по обеспечению деятельности руководителя департамента, его заместителя;
2) планировать работу руководителя департамента и осуществлять организационное и справочно–аналитическое обеспечение мероприятий, предусмотренных планом работы департамента;
3) своевременно предоставлять руководителю департамента информацию о встречах, переговорах, телефонных звонках, сообщениях, поступивших по факсу;
4) предоставлять на рассмотрение руководителю департамента входящую и исходящую корреспонденцию, проекты распорядительных и иных документов.
5) осуществлять контроль за своевременной подготовкой материалов, исполнение которых возложено на департамент;
6) осуществлять внутренний контроль исполнения правовых актов и поручений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, первого заместителя Губернатора Новосибирской области, руководителя департамента;
7) координировать проведение встреч руководителя департамента с руководителями структурных подразделений администрации, руководителями областных исполнительных органов Новосибирской области (далее – исполнительные органы), депутатами Законодательного Собрания Новосибирской области, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных органов исполнительной власти, главами муниципальных образований, руководителями организаций всех форм собственности;
8) организовывать и вести работу в государственной информационной системе СЭДД:
- осуществлять отправку и получение исходящей, входящей и внутренней корреспонденции;
- регистрировать исходящую, внутреннюю корреспонденцию;
- направлять проекты правовых актов и исходящих писем по компетенции для согласования, в том числе для правовой, антикоррупционной и юридико - технической экспертизы;
9) осуществлять работу с проектами исходящих писем Губернатора Новосибирской области, поступающими на согласование в департамент:
- анализировать проекты писем на предмет необходимости согласования отделом контрольно-аналитической работы (посредством взаимосвязи проекта письма и входящего документа через вкладку «связанные», при наличии «Губернаторского контроля»; уточнять в рабочем порядке (по телефону, по электронной почте) – при отсутствии документа в «связанных» в карточке проекта);
- направлять по результатам анализа проекты исходящих писем Губернатора Новосибирской области на согласование в отдел контрольно-аналитической работы департамента;
- до направления проекта письма руководителю департамента, заместителю руководителю департамента на рассмотрение, проверять наличие согласования в СЭДД проекта письма начальником отдела контрольно-аналитической работы департамента;
- проверять правильность реквизитов входящих писем, указанных в проекте исходящего письма;
- по результатам рассмотрения проекта письма руководителем департамента и согласования (либо принятия решения о не согласовании) осуществлять правильное вложение проекта письма в РКК с указанием комментариев;
10) отправлять и принимать информацию по электронной почте, копировать и сканировать документы;
11) передавать от имени или по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента устные поручения, получать информацию, обеспечивать вызов приглашенных на совещания, рабочие встречи;
12) вести телефонные переговоры, записывать их с последующим докладом руководителю департамента;
13) готовить информационные и справочные материалы по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;
14) вести учет и контроль письменных обращений граждан (копий), адресованных руководителю департамента, ответов на обращения (копий);
15) организовывать работу по проведению личного приема граждан руководителем департамента;
16) осуществлять подготовку обобщенных ответов в соответствии с поступившими запросами;
17) осуществлять подготовку проектов писем по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;
18) выполнять оперативные поручения руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;
19) соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Новосибирской области, а также установленные в администрации правила служебного распорядка и требования охраны труда;
20) вести табель учета использования рабочего времени, своевременно вносить в него актуальную информацию по сотрудникам департамента.
Требования:
Наличие профессионального образования по следующим специальностям, направлениям подготовки: «Юриспруденция» и (или) «Государственное и муниципальное управление» и (или) «Документоведение и архивоведение», и (или) «Менеджмент»
Условия:
Пятидневная рабочая неделя, график работы пн-чт с 09:00 до 18:00, пт с 09:00 до 17:00.
