Менеджер по документообороту

В медийное агентство полного цикла All.Agency, состоящее в партнерстве с глобальной группой ОККАМ, требуется Менеджер по документообороту, чьей ключевой задачей будет осуществление документооборота с Клиентами по всем размещениям в СМИ и другим оказываемым услугам

• Организация и ведение внутреннего и внешнего документооборота компании (в том числе сбор, обработка и архивирование оригиналов документов).
• Прием, регистрация, распределение и учет входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
• Подготовка, оформление, согласование и контроль исполнения договоров, приказов, распоряжений, служебных записок и иных документов.
• Базовое сопровождение документооборота (сбор документов для заключения договора, взаимодействие с юридическим и финансовым отделом по договорам, подготовка закрывающих документов, отслеживание движения документов внутри компании).
• Контроль соблюдения сроков исполнения документов и поручений руководства.
• Ведение электронного документооборота, работа в системах ЭДО (в том числе архивные папки).
• Формирование и ведение архива документов, обеспечение их сохранности и своевременной передачи на хранение в печатном виде).
• Ведение номенклатуры дел и систематизация документации.
• Взаимодействие с контрагентами ( согласование документов, получение полного пакета первичных документов, отслеживание возврата документов, отправка оригиналов).
• Подготовка пакетов документов для контрагентов, клиентов и государственных органов.
• Контроль правильности оформления документов в соответствии с корпоративными стандартами.
• Организация работы с курьерскими и почтовыми службами, отправка и получение корреспонденции.
• Подготовка отчетов по документообороту и выполнение поручений руководства.

• Опыт работы в сфере делопроизводства, документооборота или административного сопровождения.
• Знание правил ведения делопроизводства, архивного хранения и документооборота.
• Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Google Workspace
• Опыт работы в системах электронного документооборота (Диадок),
• Навыки оформления организационно-распорядительной и договорной документации.
• Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки.
• Внимательность к деталям, ответственность и высокий уровень самоорганизации.
• Умение работать с большим объемом информации и соблюдать установленные сроки.
• Навыки делового общения, умение взаимодействовать с сотрудниками, контрагентами и руководством.
• Знание основ конфиденциального документооборота и правил обработки служебной информации.

Условия:

• Профессиональная команда;
• Работа с интересными клиентами;
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• Оформление ДМС после успешного прохождения срока испытания;
• Внутреннее обучение;
• После прохождения испытательного срока возможность 1 день работать удаленно;
• Оформление согласно ТК РФ.