Офис-менеджер/личный помощник руководителя

Концерн BWT – ведущая европейская компания в области технологий водоподготовки с головным офисом в Австрии. Приглашает в свою команду офис-менеджера/личного помощника руководителя.

Чем предстоит заниматься:

• Выполнение личных поручений генерального директора.
• Замещение на время отпуска/больничных офис-менеджера в обособленном подразделении (на ул. Касаткина, м.ВДНХ).
• Ведение входящих и исходящих телефонных звонков .
• Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Обеспечение заказов авиа и ж/д билетов, такси, гостиниц, во время служебных командировок работников, осуществление помощи в оформлении виз. Предоставление счета и отчета по командировкам в бухгалтерию компании.
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой России.
• Организация подписания документов структурных подразделений генеральным директором.
• Организация встреч гостей офиса (заказ пропусков, прием и сопровождение гостей, организация чая/кофе).
• Поддержание жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярских товаров, чая/кофе, расходных материалов; взаимодействие с арендодателем по вопросам ремонта/неисправностей освещения, кондиционеров и пр.).
• Во время отсутствия старшего офис-менеджера (отпуск,больничный и т.д.):

1. на ежедневной основе контролировать наличие штрафов на служебные автомобили, предоставлять информацию в бухгалтерию Организации. Оформлять доверенности на управление автомобилями Организации.
2. организовывать обеспечение работниками Организации корпоративной сотовой связью (оформлять/подключать номера, обеспечивать работников информацией по подключенным тарифным пакетам, отключать/блокировать номера; предоставлять отчет по затратам руководителям структурных подразделений, отчет перерасхода по номерам в бухгалтерию).
3. организовывать рабочее место сотрудникам, в т.ч. закупка необходимого оборудования/техники для работы. Предоставлять отчет по движению ТМЦ в бухгалтерию.
4. Оформлять деловые приглашения иностранным гражданам.
5. По запросу сотрудников компании помогать в сборе учредительных документов.
6. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Наши пожелания:

• Умение работать в режиме многозадачности,расставлять приоритеты.
• Высокая самоорганизация и самостоятельность.
• Владение грамотной устной и письменной речью.
• Умение вежливо и корректно общаться со всеми, независимо от статуса.
• Опыт работы офис-менеджером от 3 лет (желателен также опыт работы личным помощником руководителя).
• Владение офисным пакетом (Word, Excel), Outlook, 1С 8.3 (последняя - желательно, но не обязательно).
• Знание английского языка приветствуется.

А вот что предлагаем мы:

• Официальное оформление в штат с 1-го дня;
• Полностью «белую» заработную плата;
• Работу в стабильной компании с многолетней историей на долгосрочной основе.
• График работы пн-чт с 9.00 до 18.00, пт с 9.00 до 17.00;
• По окончании испытательного срока – программы ДМС (от 50 % компенсирует компания);
• Частичная компенсация питания, ежедневно 250 р./день (при предоставлении чеков);
• Современное и оборудованное рабочее место в БЦ Порт Плаза (шаговая доступность от м. Технопарк).
• Ввод в должность, наставничество,приятный коллектив единомышленников.

Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей вакансии!

Если Ваш опыт работы и пожелания соответствуют требованиям Компании, мы свяжемся с Вами.

С уважением к Вам, команда "BWT".