Личный помощник руководителя (Административный менеджер)

Обязанности:

Административная поддержка руководителя и подразделений:

• Поддержка сотрудников при взаимодействии с внешними контрагентами и смежными подразделениями (протоколы, статусы, графики и пр.).
• Координация внутренних и внешних коммуникаций, корреспонденция.
• Бронирование переговорных, поддержка при организации командировок, трансферов.

Организационное обеспечение:

• Планирование и организация встреч (координация участников, подготовка материалов);
• Контроль исполнения поручений (ведение и систематизация отчетности).

Работа в информационных системах компании:

• Ввод и обработка счетов на оплату (входящих и исходящих) в корпоративной системе / 1С / CRM. Контроль оплат.
• Занесение данных первичной документации: счетов-фактур, ТОРГ-12, актов выполненных работ в электронную базу.
• Сверка введенных данных с оригиналом: проверка ИНН, КПП, сумм, ставки НДС и правильности реквизитов до отправки на подпись руководителю.

Полный цикл обработки документооборота (Договоры, Акты, Соглашения):

• Договорная работа: Проверка наличия полного пакета документов к договору, внесение в систему и актуализация данных, организация согласования и подписания.
• Контроль закрывающих документов: Отслеживание предоставления оригиналов документов, внесения актуальных данных в системы.
• Архивация: Сортировка, подшивка в папки и подготовка документов для передачи в архив организации по номенклатуре дел. Ведение электронного архива документации.

Требования:

• Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером или делопроизводителем от 2 лет (желательно в компаниях со штатом от 50+ человек).

• Знание 1С: Документооборот или аналогов (СЭД/ECM).

• Опыт работы с первичной документацией от 1 года.

Условия:

• Официальное трудоустройство‚ согласно ТК РФ
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00
• Дружный и сплоченный коллектив
• Современный офис рядом с метро Раменки, обеспеченный всем необходимым для комфортной работы.