Специалист по административным вопросам

Обязанности:

• Организует и обеспечивает качественную работу офиса, организует рабочие места, проверяет готовность к эксплуатации офисного оборудования, проверяет санитарно-техническое состояние помещения офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим);
• Организует эффективную работу приемной и кухни;
• Обеспечивает чистоту и порядок, выполнение работ по уборке, эксплуатации и обслуживанию офиса;
• Информирует сотрудников о правилах эксплуатации офиса и следит за их исполнением,сообщает об изменениях и перспективах развития офисного пространства;
• Соблюдает требования по охране труда, техники безопасности, пожарной безопасности, производственной санитарии, правила внутреннего трудового распорядка, дисциплину труда;
• Организовать и поддерживать в порядке офисную аптечку, а также заключать договора с лицензированными и сертифицированными организациями на обучение сотрудников оказанию первой медицинской помощи;
• Осуществляет помощь в организации корпоративных мероприятий функциям-инициаторам в части подготовки помещения, обслуживания напитками и продуктами и обеспечения транспортом в рамках бюджета функций-инициаторов с целью содействия созданию позитивной корпоративной культуры;
• Обеспечивает поддержку и контроль административной функции в своем регионе в целях достижения краткосрочных и среднесрочных целей подразделения посредством формирования и руководства высококвалифицированной командой административных сотрудников во всех офисах региона, их развития и обучения, создания позитивного рабочего климата и эффективной организации работы, построенной в соответствии с законодательными, локальными актами и корпоративными политиками и процедурами компании. Согласует и контролирует расходы региональных администраторов офиса в рамках своих полномочий, отвечает за составление и исполнение бюджета всех локаций в своем регионе;
• Обеспечивает хорошее состояние помещений, своевременно подает заявки на ремонт и переоборудование пространства в случае необходимости, осуществляет ремонтно-строительные и профилактические работы силами подрядчиков в рамках утвержденного бюджета, согласует все работы с арендодателем и государственными службами в случае необходимости; курирует ремонтные работы во всех офисах своего региона;
• Организует переезды, временные и дополнительные офисы, перемещения сотрудников и команд как внутри офисного пространства, так и между офисными площадками компании;
• Организует закупки офисной мебели и оборудования, необходимые для организации рабочих мест и мест общего пользования, проводит тендеры и сравнительные анализы поставщиков в соответствии с Политикой по закупкам компании;
• Принимает на баланс и контролирует расход товарно-материальных ценностей;
• Обеспечивает изготовление визитных карточек, аксессуаров с логотипом компании (пакеты, конверты, ежедневники) по заказам функций и за их счет;
• Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, в соответствие с утвержденными инструкциями (анализирует и определяет наличие и потребности в этих товарах, составляет планы на их приобретение) их приемку и учет;
• Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• Занимается заказом воды и продуктов питания для сотрудников;
• Осуществляет и контролирует своевременную оплату счетов для поставщиков в рамках административной функции, обработку платежных документов в системе САП, своевременное предоставление документов по оплате и отчетных финансовых документов;
• Осуществляет выбор поставщиков товаров и услуг в рамках своей функции в соответствие с Политикой по закупкам компании, заключение и контроль исполнения договоров, своевременное согласование и продление договоров.

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы в административной или офисной сфере от 1 года
• Уверенный пользователь Microsoft Office, опыт работы в программе SAP
• Отличное знание основ делопроизводства
• Грамотная устная и письменная речь Владение основами тайм-менеджента
• Знание закупочного процесса

Условия:

• Официальное трудоустройство в штат компании АО "Вимм-Билль-Данн", полный социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные)
• Стабильная заработная плата (дважды в месяц), ежегодное повышение заработной платы
• График работы: 5/2 с 8.00 до 17.00 или с 9.00 до 18.00
• Добровольное медицинское страхование (ДМС), страхование жизни, страхование от несчастных случаев
• Корпоративное обучение, работа под руководством опытных наставников
• Оформление медицинской книжки за счет компании
• Предоставляется бесплатная спец. одежда,
• Столовая
• Возможность профессионального и карьерного роста
• Доставка корпоративным транспортом по городу Тимашевск
• Место работы: г. Тимашевск, ул. Гибридная, 2С