Руководитель административно-хозяйственного направления

ООО «Чипита Санкт-Петербург» входит в группу компаний Mondelēz International и занимается производством мучной продукции таких известных брендов как 7 Days, Chipicao. Наш завод в Санкт-Петербурге работает уже 25 лет и отвечает передовым практикам с точки зрения безопасности продукции, охраны труда и экологии.

Сотрудники являются нашим самым главным активом!

Любим наших потребителей и бренды.

Поступаем правильно. Растем каждый день.

Мы предлагаем:

• Официальное оформление в штат компании по ТК РФ. Бессрочный трудовой договор;
• Работу в стабильной международной Компании;
• Достойный, конкурентный уровень заработной платы (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом);
• Заботу о здоровье: расширенная программа ДМС (стоматология), страхование жизни, программа психологической поддержки;
• Бесплатное питание в столовой на территории фабрики - комплексные обеды на выбор;
• Доставку корпоративным транспортом: ст. м. Пр. Ветеранов, ст. м. Московская; ЛО;
• Подарки сотрудникам и детям к праздникам, ежеквартальная выдача продукции;
• Поддержка профессионального и карьерного роста: у всех наших сотрудников есть индивидуальные планы развития и возможность проходить тренинги и программы, направленные на развитие функциональных и лидерских компетенций;
• Локация: Красное Село, ул. Свободы 50Д.
• График работы 5/2 с 9.30 до 18.00

Наш кандидат:

• Организация и контроль за работой поставщика, предоставляющего услуги по функционированию медицинского пункта на фабрике, проведению периодических и первичных медицинских осмотров для работников. Оформление заявки на оказание услуг и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений; выполняет проверки качества оказания услуг согласно законодательству и норм, установленных компанией;
• Осуществляет организацию периодических медицинских осмотров для сотрудников фабрики: подготовка списков работников, подлежащих периодическому медицинскому осмотру, взаимодействие с поставщиком услуги по проведению медицинского осмотра, организация выездных медицинских осмотров, контроль прохождения сотрудниками медицинского осмотра, формирование и подписание заключительного акта по итогам медицинского осмотра;
• Контроль за деятельностью и организацией работы столовой для питания работников предприятия: бюджетирование расходов на питание сотрудников, оборудование столовой и расходные материалы, контроль закупок для обеспечения работы столовой в соответствии с бюджетом; обеспечение деятельности столовой в соответствии с требованиями санитарных правил, системы ХАССП (HACCP); осуществление проверок качества питания; проведение аудита GMP совместно со специалистами отдела контроля качества;
• Контроль за работой поставщика, предоставляющего услуги по транспортировке работников: оформление заявки на оказание услуг по транспортировке работников фабрики и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений; выполняет проверки качества перевозки, соблюдение перевозчиком правил безопасности перевозки пассажиров согласно законодательству и норм, установленных компанией;
• Контроль за организацией и обеспечением делопроизводства и документооборота фабрики. Осуществляет руководство администратором офиса. Отвечает за организацию работы по ведению общего (управленческого) и архивного делопроизводства, обработке входящей и исходящей корреспонденции: приём, регистрация, передача адресату, учёт и хранение; организация отправки и получения всех видов корреспонденции, в том числе с использованием курьерских и почтовых служб; обеспечение сохранности и архивирования документации по общей деятельности;
• Организация и контроль работы административного отдела по уборке помещений офиса, столовой, комнат приема пищи и административных помещений производственной зоны. Осуществляет планирование ресурсов для организации работ по уборке указанных зон, поддержанию чистоты и порядка; отвечает за обеспечение уборочным инвентарем и необходимыми техническими средствами для проведения работ; осуществляет проверку качества работ. Осуществляет руководство административно-хозяйственными работниками производственного отдела.
• Отвечает за организацию поддержания жизнедеятельности фабрики: организация и контроль за закупкой мебели, канцтоваров и других материалов для офиса. Отвечает за организацию и оборудование рабочих мест в офисе;
• Организация закупки униформы, специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ) в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами; организация и проведение проверки качества и опытной носки специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ). Организация учета, хранения, обслуживания и стирки спецодежды, средств индивидуальной защиты (СИЗ). Контроль наличия и обеспечения сотрудников необходимыми специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Взаимодействие со службой охраны труда по вопросам обеспечения специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ).
• Организация административной поддержки деятельности производственного отдела, включая формирование и контроль бюджета на административные нужды производственного отдела. Организация закупки административно-хозяйственного инвентаря и других расходных материалов для обеспечения работы производственного отдела;
• Планирует и организует выдачу/сдачу шкафов сотрудникам, инвентаризацию, замену старых шкафов на новые, закупку необходимых материалов для раздевалок. Ведет таблицу учета личных шкафчиков. Участвует в аудитах раздевалок, отслеживает состояние помещений раздевалок, при обнаружении несоответствий организует устранение несоответствий ответственными службами;
• Контроль за организацией внутренних совещаний и встреч с внешними партнерами, поставщиками, подрядчиками. Организация корпоративных мероприятий, привлечение при необходимости к организации подрядных организаций: оформление заявки на оказание услуг по организации мероприятия и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений;
• Контроль и организация инвентаризации в зоне ответственности, участие в инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• Планирование и контроль годового бюджета на административные статьи затрат: услуги (транспортировка сотрудников, такси, медицинский пункт, медицинские осмотры, обслуживание специальной одежды), столовая, питание сотрудников, мебель, канцтовары, другие материалы для обеспечения жизнедеятельности офиса и административные нужды производственного отдела; ежемесячный контроль исполнения бюджета, выявление причин превышения или экономии бюджета;
• Взаимодействие с поставщиками различных услуг (медицинские услуги, курьерские и почтовые службы, транспортные компании, поставщики расходных материалов и продуктов для внутреннего потребления и т.д.) и отделом закупок с целью выполнения должностных обязанностей. Организует заключение договоров, дополнительных соглашений с поставщиками, осуществляет контроль за передачей закрывающих документов и оплатой счетов согласно правил компании;
• Работа в системе SAP по заказу и согласованию услуг и материалов;
• Инициирует и реализовывает улучшения, направленные на повышение безопасности, качества, условий труда сотрудников; инициирует и реализовывает предложения по улучшению организации административных сервисов на фабрике, в том числе через привлечение подрядных организаций и поставщиков услуг;
• Участие в активностях, связанных с внедрением программы Интегрированного Бережливого Производства 6 Сигм (ИБП6С), использование в ежедневной практике инструментов ИБП6С;
• Не разглашает ставшую ему известной конфиденциальную и коммерческую информацию и не использует ее каким-либо образом, который может причинить прямые или косвенные убытки Компании;
• Обрабатывает персональные данные в рамках исполнения своих должностных обязанностей, а также не раскрывает персональные данные, ставшие ему известными в процессе исполнения своих должностных обязанностей иным лицам, не имеющим доступа к таким персональным данным;

Условия:

• Высшее образование;
• Опыт работы от 3 лет в аналогичной должности;
• Специальные знания и навыки: грамотная устная и письменная речь; развитые навыки деловой коммуникации и переписки; навыки эффективного общения с внутренними и внешними партнерами; основы организации делопроизводства и документооборота; уверенное владение ПК и оргтехникой; продвинутое владение программным обеспечением (пакет Microsoft Office); навыки планирования и контроля бюджета на товары и услуги; навык управления подрядными организациями;
• Знание английского языка (не ниже уровня Intermediate)