Офис-менеджер

Обязанности:

• Мы ищем ответственного, организованного и коммуникабельного специалиста, который обеспечит эффективную работу офиса и станет важной частью нашей команды.

• Сбор и консолидация заявок от подразделений на закупку канцелярских и хозяйственных товаров.

• Контроль наличия и своевременное пополнение запасов канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, питьевой воды, чая, кофе и других расходных материалов.

• Желательно знание и понимание принципов закупочной деятельности в рамках Федерального закона № 223-ФЗ.

• Приемка товаров от поставщиков, проверка соответствия поставок сопроводительным документам, организация хранения материальных ценностей на складе общего пользования.

• Взаимодействие поставщиками административно-хозяйственных услуг.

• Организация и контроль качества работы уборщиц, контроль соблюдения графиков уборки офисных помещений.

• Организация использования служебного автотранспорта: сбор заявок от подразделений, постановка задач водителям и контроль их своевременного выполнения

• Организация отправки и получения корреспонденции и грузов через курьерские службы.

• Участие в организации корпоративных мероприятий, координация организационных вопросов.

• Сбор первичной документации и счетов от поставщиков административно-хозяйственных услуг, своевременное заведение в оплату и контроль передачи отчетных документов в бухгалтерию.

• Контроль расходов на содержание офиса в рамках утвержденного бюджета.

• Замещение секретаря приемной на период обеденного перерыва, отпуска/больничного.

• Визовое сопровождение сотрудников компании: подготовка документов, взаимодействие с визовыми центрами, и контроль сроков оформления виз в рамках служебных поездок.
• Выполнение административных и организационных поручений руководства.

Требования:

• Знание основ делопроизводства.

• Опыт работы офис-менеджером или администратором офиса.

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook, системы электронного документооборота (СЭД).

• Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки и этикета.

• Навыки ведения бюджета офисных расходов и контроля оплат счетов поставщикам.

• Ответственность, пунктуальность, организованность, внимательность к деталям и умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Работа в стабильной компании.
• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня согласно Трудового кодекса РФ.
• График работы: 5/2 (сб-вс выходной). Рабочий день: с 08:00 до 17:00.
• Льготное питание (200 рублей комплексный обед).
• Своевременная оплата труда.