Офис-менеджер

Начни карьеру в команде профессионалов!

Ты внимателен к деталям, любишь порядок в документах и хочешь развиваться в стабильной компании? Тогда эта вакансия для тебя!

Твои задачи:

• 1. Документационное обеспечение и договорная работа:

• Подготовка договоров: Составление договоров, дополнительных соглашений, спецификаций и протоколов разногласий на основе утвержденных шаблонов. Адаптация типовых форм под конкретные договорные условия.
• Регистрация и учет: Ведение реестров договоров, присвоение номеров, сканирование, обеспечение сохранности оригиналов и контроль возврата подписанных экземпляров от контрагентов.

• 2. Взаимодействие с юристами и судебная работа:

• Подготовка исковых материалов: Сбор, систематизация и подготовка пакета первичной документации (договоры, акты, переписка, счета) по запросу юристов для составления исковых заявлений, претензий и возражений.
• Координация с юридическим отделом: выступать связующим звеном между руководителем и юристами по вопросам досудебного урегулирования споров; передача процессуальных документов в суды и арбитраж.
• Контроль сроков: Отслеживание сроков ответов на претензии и определений суда, своевременное информирование руководителя о приближающихся процессуальных датах.

• 3. Ведение корреспонденции и почты (с четким разделением):

• Входящая/Исходящая корреспонденция: Прием, регистрация, сортировка и распределение писем. Подготовка и отправка исходящих писем (курьером, почтой, электронно) с контролем доставки.
• Отслеживание почтовых отправлений: Мониторинг статусов по трек-номерам (Почта России, СДЭК, DHL), решение вопросов с задержками и информирование руководителя о датах вручения.
• Коммерческая и финансовая переписка с заказчиками: Подготовка и направление писем заказчикам по вопросам оплат, коммерческих предложений, согласование встреч и совещаний.
• Исключение (технические письма): Данная обязанность не включает составление писем технического характера (обоснование замены оборудования, уведомления о приостановке работ из-за отсутствия технической готовности площадки, технические задания) — указанные письма готовит технический персонал.

• 4. Административное обеспечение руководителя:

• Прием и фильтрация телефонных звонков.
• Организация совещаний (бронирование комнат, заказ билетов, организация питания).
• Контроль наличия канцелярии и хозяйственных принадлежностей.
• Выполнение срочных личных поручений руководителя (поиск информации, подготовка отчетов).

Что мы ждём от тебя:

• Грамотная устная и письменная речь
• Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронная почта)
• Организованность, ответственность, внимательность
• Готовность учиться новому и быстро осваивать задачи
• Доброжелательность и умение работать в команде

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство
• График 5/2, рабочий день с 8:30
• Работа в офисе компании
• Дружный коллектив и поддержка руководителя
• Возможность профессионального роста
• Стабильная заработная плата

О компании Компания «Рейтар-СБ» — команда профессионалов в проектировании, монтаже и обслуживании слаботочных систем по всей России. Мы ценим инициативу, ответственность и желание развиваться вместе с нами!