Делопроизводитель

Обязанности:

Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

Отслеживать прохождение документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

Организовывать процедуры согласования/подписания документов.

Работать с почтой Компании;

Отправлять исполненную документацию по адресатам.

Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Ключевые навыки для вакансии делопроизводителя

Профессиональные навыки

- Документооборот:

- Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции.

- Ведение картотеки учета документов (бумажной и электронной).

- Контроль исполнения поручений по документам.

- Формирование и ведение номенклатуры дел.

- Подготовка и передача документов в архив.

- Составление описей дел.

- Работа с документами:

- Оформление служебной документации согласно стандартам.

- Организация процедур согласования и подписания документов.

- Отправка исполненной документации адресатам.

- Систематизация и хранение документов текущего архива.

- Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.

Требования к навыкам работы с номенклатурой дел:

- Разработка сводной номенклатуры дел организации

- Переработка и актуализация номенклатуры

- Ведение номенклатуры в течение года

- Знание нормативно-правовой базы

- Согласование и утверждение

- Работа с электронными делами

- Компьютерные навыки:

- MS Office: Word - уверенное редактирование и форматирование текстов; Excel - создание таблиц, реестров, баз данных; Outlook - работа с корпоративной почтой.

- Электронный документооборот (СЭД) - знание принципов работы систем электронного документооборота.

- Интернет-поиск и навигация.

- Работа со сканером, принтером, МФУ.

Личные качества

- Высокий уровень ответственности и внимательность к деталям.

- Организованность и умение работать в режиме многозадачности.

- Аккуратность при работе с документацией.

- Доброжелательность и коммуникабельность.

- Умение работать в команде.

- Стрессоустойчивость.

- Исполнительность и дисциплинированность.

Дополнительные компетенции

- Знание основ делового этикета.

- Навыки ведения телефонных переговоров.

- Опыт оказания методической помощи сотрудникам.

- Понимание принципов архивного дела.

- Базовые знания трудового законодательства РФ.

Требования:

Приветствуется высшее образование.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ;
• Рабочее место в комфортном, светлом офисе.
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00;
• Приятный, дружный коллектив;
• Реальные возможности для карьерного роста;
• Уровень зарплаты обсуждается с успешными кандидатами на собеседовании.