Администратор

1. Работа с гостями комплекса

Принимать входящие звонки, сообщения и обращения гостей.
Консультировать по услугам комплекса.
Оформлять бронирование номеров, шале и дополнительных услуг.
Организовывать заселение и выселение гостей.
Работать с кассой и принимать оплату.
Решать возникающие вопросы гостей во время проживания.
Работать с отзывами и предложениями.

2. Администрирование номерного фонда

Вести календарь бронирования.
Контролировать загрузку номерного фонда.
Передавать задания горничным.
Проверять готовность номеров перед заселением.
Контролировать наличие расходных материалов.
Взаимодействовать с технической службой при выявлении неисправностей.

3. Администрирование конной части

Принимать заявки на занятия верховой ездой.
Формировать ежедневное расписание тренировок.
Координировать работу инструкторов.
Распределять лошадей в соответствии с уровнем подготовки всадников.
Информировать клиентов об изменениях расписания.
Контролировать своевременное начало занятий.
Вести журнал посещений тренировок.
Контролировать оплату занятий и абонементов.
Вести базу постоянных клиентов.

4. Учет постоя лошадей

Вести реестр владельцев лошадей.
Контролировать наличие действующих договоров постоя.
Вести учет оплаты постоя.
Контролировать сроки оплаты и своевременно информировать владельцев о необходимости внесения платежей.
Вести карточки каждой лошади
Контролировать наличие ветеринарных документов, прививок и анализов.
Вести журнал въезда и выезда лошадей.
Организовывать размещение новых лошадей по денникам.
Передавать информацию конюшенному персоналу о новых постояльцах.

5. Координация работы конюшни

Взаимодействовать с начальником конюшни, тренерами и конюхами.
Передавать информацию о тренировках, приезде клиентов и владельцев.
Контролировать исполнение ежедневного расписания.
Информировать руководство о возникающих проблемах.
Координировать проведение соревнований, стартов, фотосессий и мероприятий.

6. Продажа услуг комплекса

Предлагать гостям дополнительные услуги комплекса.
Продавать:
конные прогулки;
индивидуальные занятия;
абонементы;
фотосессии;
аренду беседок;
баню;
проживание;
экскурсии на ферму;
посещение альпака-парка.
Увеличивать средний чек клиента.
Информировать о действующих акциях.

7. Документооборот

Подготавливать договоры на постой.
Подготавливать договоры на оказание услуг.
Вести учет согласий, заявлений и иных документов клиентов.
Формировать ежедневную и ежемесячную отчетность.
Вести электронные таблицы учета.
8. Контроль качества сервиса

Контролировать соблюдение стандартов обслуживания.
Работать с претензиями клиентов.
Контролировать внешний вид ресепшен и гостевых зон.
Следить за соблюдением внутренних правил комплекса.
Поддерживать положительный имидж комплекса.

9. Взаимодействие с подразделениями комплекса

Конюшня.
Отель.
Ресторан.
Ферма.
Хозяйственная служба.
Бухгалтерия.
Руководство комплекса.

10. Отчетность

Ежедневно:

отчет по проживающим;
отчет по бронированиям;
расписание тренировок;
список заездов и выездов;
список клиентов конной части;
поступившие оплаты.
Еженедельно:

загрузка номерного фонда;
загрузка конной части;
задолженность по постою;
задолженность по занятиям;
статистика новых клиентов.
Ежемесячно:

отчет по загрузке отеля;
отчет по количеству тренировок;
отчет по постою;
отчет по дополнительным продажам;
предложения по улучшению работы комплекса.
Ответственность администратора

Администратор несет ответственность за:

корректность бронирований;
правильность ведения расписания тренировок;
учет постоя лошадей;
сохранность документации;
своевременное информирование клиентов;
кассовую дисциплину;
качество обслуживания гостей;
достоверность отчетности;
сохранность персональных данных клиентов;
соблюдение внутренних регламентов комплекса.