Офис-менеджер

Обязанности:

• Планирование и управление временем: ведение календаря встреч, оптимизация расписания руководителя, контроль сроков, дедлайнов, важных дат.
• Деловые коммуникации: работа с почтой и мессенджерами, приём и распределение телефонных звонков.
• Организация поездок: заказ гостиниц, ж/д и авиабилетов, оформление виз.
• Контроль исполнения поручений: трекинг задач, регулярная обратная связь о статусе выполнения задач.
• Ведение делопроизводства: подготовка документов, протоколов, регистрация приказов и распоряжений, обработка входящей/исходящей корреспонденции, контроль подписания, протоколирование.
• Участие в документообороте (передача документов на подпись директору, распределение подписанных документов по исполнителям, составление реестров документов).
• Договорная работа, включающая актуализацию контрагентов, согласование и размещение договоров, находящихся в зоне ответственности, а также работу с закрывающими документами.
• Составление официальных писем и обращений, поздравлений, рассылки по мероприятиям.
• Организация совещаний, встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение встреч и мероприятий в офисе.
• Следить за функционированием офиса, взаимодействовать с клининговой компанией, заказывать канцтовары и расходные материалы.
• Организация корпоративных мероприятий для сотрудников (день семьи, день строителя, экскурсии для детей, новогодний корпоратив, детский утренник, закупка пирогов к праздникам) и конференций (бронирование переговорных, заказ кейтеринга).
• Закупка корпоративных подарков для сотрудников – 8 марта, 23 февраля, день рождения, 1 сентября, лучший сотрудник, детские новогодние подарки, welcome pack.

Требования:

• Образование высшее.
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
• Опыт организации мероприятий и встреч.
• Уверенное владение офисными программами, программами онлайн-коммуникаций, инструментами планирования и задач.
• Умение работать с оргтехникой.

Условия:

• Работа в крупной, быстро развивающейся Российской компании.
• Обучение и развитие за счет Компании.
• Оформление в соответствии с ТК РФ, с предоставлением всех предусмотренных законом соц. гарантий.
• Высокая заработная плата - обсуждается индивидуально с успешным кандидатом состоит из окладной и бонусной части (KPI).
• Дополнительное медицинское страхование (ДМС) и страхование жизни.
• Ежедневная компенсация питания (с ежегодной индексацией).
• Корпоративная мобильная связь.
• Развитая социальная политика компании: материальная помощь, повышенная оплата больничных листов, новогодние подарки детям, займы для сотрудников и др.