Секретарь - помощник руководителя

Обязанности:

• 1. Планирование и организация рабочего процесса:

• Ведение календаря и планирование рабочего дня руководителя
• Приоритизация задач и эффективное распределение времени.
• Подготовка материалов для совещаний и переговоров.

• 2. Работа с документами и корреспонденцией:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая ответы на письма и ответы на запросы.
• Подготовка документов: писем, отчётов, презентаций, договоров.
• Составление протоколов совещаний и контроль за соблюдением сроков исполнения поручений.
• Систематизация, учёт и архивирование документов.
• Проверка корректности оформления документов перед передачей на подпись. s

• 3. Коммуникации и координация:

• Приём и распределение телефонных звонков, фильтрация запросов.
• Организация приёма посетителей и координация их встреч с руководителем.

• 4. Организация поездок и мероприятий:

• Бронирование билетов, гостиниц, оформление виз и других документов для командировок.
• Подготовка помещений, технического оснащения и материалов для совещаний и конференций.
• Организация корпоративных мероприятий

• 5. Контроль и отчётность:

• Отслеживание выполнения поручений руководителя сотрудниками и контроль сроков

• 6. Выполнение поручений:

• 7. Административная поддержка:

• Заказ канцтоваров и расходных материалов.
• Контроль работы офисной техники и взаимодействие с обслуживающими организациями.

Требования:

• Конфиденциальность. Помощник работает с конфиденциальной информацией и обязан её не разглашать.
• Многозадачность. Часто приходится одновременно решать несколько задач, быстро переключаться и реагировать на изменения.
• Гибкость. Обязанности могут варьироваться в зависимости от потребностей руководителя и компании.

Условия:

• Официально оформление
• Дружеский коллектив