Секретарь руководителя

Один из ключевых партнеров Службы занятости населения города Москвы "Моя работа" рассматривает кандидатов на позицию: Секретарь руководителя в Аппарат протокола и организационной деятельности.

Обязанности:

• Организация работы приемной. Приём и распределение входящих звонков, встреча посетителей, оформление пропусков в здание.
• Планирование графика совещаний и деловых встреч, контроль исправности оргтехники, взаимодействие с клининговой службой и арендодателем.
• Поддержание доброжелательной атмосферы: при необходимости — вежливая беседа с гостями во время ожидания. Информирование руководителя о прибытии статусных гостей.
• Поддержание опрятного вида зоны приемной и переговорных комнат.
• Формирование заявок на канцтовары и продукты, сервировка чайного стола, поддержание порядка в зоне приёма посетителей.
• Координация работы корпоративного автопарка: приём заявок от сотрудников, построение оптимальных маршрутов, передача задач водителям через мессенджеры.
• Обеспечение сохранности коммерческой тайны при работе с документами на рабочем столе и во время приёма посетителей.
• Соблюдение правил обращения с персональными данными сотрудников и контрагентов согласно законодательству РФ.

Требования:

• Высшее, среднее профессиональное образование
• Опыт работы по направлению деятельности не менее 2 лет
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint),почтовыми клиентами, системами электронного документооборота, офисной техникой.

• Опыт ведения деловой переписки и документооборота.

• Телефонный и деловой этикет, грамотная речь, навыки гостеприимства (встреча гостей, оформление пропусков), управление ожиданиями посетителей.

• Планирование графика руководителя, координация работы автопарка (маршруты, мессенджеры с водителями), контроль оргтехники, взаимодействие с клинингом и АХО (заказ канцтоваров, сервировка).

• Стрессоустойчивость, поддержание порядка в приемной и переговорных зонах, умение сохранять спокойствие в режиме многозадачности.

• Дипломатичность, тактичность и умение находить общий язык с людьми разного статуса, обеспечение сохранности коммерческой тайны на рабочем месте, соблюдение законодательства РФ о персональных данных (152-ФЗ).

Условия:

• Режим работы: 5/2 с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00

• Работа по ТК РФ, ДМС

• Прохождение проверки от службы безопасности

• Квартальные премии и премии по итогам работы в конце года

• Возможности карьерного роста внутри и между департаментами

• Прохождение собеседования с руководителем Департамента и заместителем председателя фонда, прохождение проверки от службы безопасности

• Москва, ул. Пречистенский переулок, д 9 А. (м. Кропоткинская, м. Смоленская

Уважаемый соискатель!

Если Ваш опыт работы и квалификация соответствуют требованиям к вакансии, мы с Вами свяжемся. Отсутствие ответа более 10 дней означает, что, к сожалению, на данный момент мы не готовы сделать Вам предложение о работе. При этом Ваше резюме будет сохранено в нашей базе кандидатов, и в случае появления вакансий, соответствующих Вашему опыту и квалификации, мы свяжемся с Вами.