Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!
Сейчас мы ищем ассистента к руководителю, который управляет личными активами, расположенными в разных странах. Сейчас не ведет операционную деятельность в бизнесе, но нуждается в системном помощнике, который возьмет на себя координацию процессов, контроль подрядчиков и работу с информацией.
Чем предстоит заниматься:
Распределение информационных потоков
-
Фильтрация, структурирование и приоритизация поступающей информации.
-
Контроль передачи задач между участниками процессов.
-
Фиксация договоренностей.
-
Своевременное информирование руководителя о рисках, задержках и изменениях.
-
Профилактическое выявление проблем и предложение вариантов их решения.
Административная поддержка
-
Ведение календаря руководителя.
-
Организация онлайн-встреч.
-
Контроль сроков выполнения задач и проектов.
-
Контроль исполнения поручений подрядчиками и исполнителями.
-
Регулярный статус-контроль по открытым задачам.
-
Координация работы подрядчиков (около 15–20 человек в регулярном взаимодействии).
-
Базовый документооборот.
-
Подготовка счетов, таблиц, презентаций и других рабочих материалов.
Контроль исполнения
-
Отслеживание дедлайнов.
-
Своевременные напоминания руководителю и исполнителям.
-
Контроль, чтобы задачи не терялись и доводились до результата.
-
Мониторинг выполнения договоренностей.
Подготовка решений
-
Предварительная проработка нескольких вариантов решения задачи.
-
Самостоятельный поиск оптимальных решений до обращения к руководителю.
-
Анализ рисков и подготовка предложений по их минимизации.
-
Снижение количества операционных вопросов за счет самостоятельной подготовки решений.
Международные коммуникации
-
Ведение переписки с зарубежными партнерами и службами поддержки.
-
Проведение переговоров и звонков на английском языке (при необходимости).
Работа с информацией
-
Поиск, анализ и структурирование информации (включая англоязычные источники).
-
Сбор аналитики, перевод документов.
-
Подготовка отчетов, презентаций и аналитических материалов.
Личные поручения
-
Организация деловых и личных поездок.
-
Бронирование отелей, билетов, аренды автомобилей.
-
Покупка подарков, оплата счетов.
-
Координация бытовых и сервисных вопросов.
Кого мы ищем
Важно:
-
Самостоятельность: вы умеете искать варианты, анализировать и предлагать решения.
-
Проактивность: не ждете, пока скажут, а видите, что нужно сделать.
-
Ответственность: доводите задачи до результата, а не до статуса «в процессе».
-
Структурность: умеете организовывать информацию и процессы.
-
Коммуникабельность: легко находите общий язык с подрядчиками и партнерами.
-
Готовность к гибкому графику: задачи могут возникать в разное время.
-
Английский язык: уровень не ниже Intermediate для ведения переписки и звонков.
Личные качества, на которые мы смотрим:
-
Инициативность и энергичность.
-
Умение работать с большим объемом информации.
-
Внимание к деталям.
-
Стрессоустойчивость.
-
Быстрая обучаемость.
Нам не подходят:
-
Те, кто сдает позиции после первого отказа.
-
Кто не умеет искать альтернативы.
-
Пассивные и медлительные.
-
Кто нарушает сроки и не доводит дела до конца.
Условия:
-
Зарплата: 70 000 — 150 000 ₽ (зависит от опыта и уровня английского).
-
Оформление: ИП или самозанятость.
-
Формат работы: удаленно (любая локация, часовой пояс близкий к Москве).
-
График: гибкий (ориентировочно 4–6 часов в день, задачи плавающие).
Этапы отбора
-
Онлайн-оценка эксперта Smart & Talented.
-
Онлайн-знакомство с руководителем.
-
Проверка СБ/полиграф.
-
Очное знакомство с руководителем.
-
Тестовое задание / финальное собеседование.
