Секретарь руководителя

Обязанности:

• - вести делопроизводство в информационной системе «Единая система электронного документооборота Магаданской области» (далее – ЕСЭД), принимать поступающую на имя министра здравоохранения корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым в Министерстве порядком;

  - вносить в программу ЕСЭД резолюции министра здравоохранения на входящих документах, а также на документах, поступающих в личном кабинете министра в ЕСЭД по поручениям Правительства Магаданской области, и осуществлять их рассылку исполнителям;

  - принимать документы на подпись министру здравоохранения и первому заместителю министра здравоохранения;

  - организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

  - следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых министру здравоохранения на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

  - осуществлять контроль за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль в соответствии с резолюцией министра здравоохранения или первого заместителя министра здравоохранения.

  - осуществлять предварительный контроль за сроками исполнения протоколов Правительства Магаданской области, документов, поступающих из Правительства Магаданской области, Минздрава РФ, иных федеральных органов, их правильным оформлением;

  - осуществлять предварительный контроль и нести персональную ответственность за исполнение Указа Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации», с Указом губернатора Магаданской области от 21 января 2019 года № 11-У «О порядке исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполнительными органами государственной власти Магаданской области»;

  - вести учет поручений Президента РФ, ФОИВ, Губернатора Магаданской области, министра здравоохранения и демографической политики Магаданской области и их исполнения с использованием унифицированных информационных систем;

  - своевременно готовить и представлять еженедельную информацию по итогам исполнения поручений Президента РФ, ФОИВ, Губернатора Магаданской области, министра здравоохранения и демографической политики Магаданской области на отчетный период времени руководству, и направлять ее ответственным исполнителям и руководителям подразделений для исполнения;

  - организовывать проведение телефонных переговоров министра здравоохранения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

  - принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства подведомственных учреждений необходимыми справочными материалами;

  - осуществлять методическое руководство делопроизводством в отделах Министерства и подведомственных учреждениях;

  - участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание;

  - осуществлять общую рассылку информационных материалов, информации, касающейся отсутствия или присутствия на рабочем месте министра здравоохранения;

  - осуществлять ежемесячное своевременное и корректное размещение информации о результатах рассмотрения обращений граждан на портале ССТУ.РФ;

  - выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы министра здравоохранения;

  - регистрировать приказы и распоряжения Министерства;

  - обеспечивать своевременное снятие исполненных документов с контроля.

  - подготавливать в установленном порядке отчетную документацию в пределах своей компетенции, в том числе формировать отчет по обращению граждан;

  - исполнять поручения организационного характера, данные министром здравоохранения, первым заместителем министра здравоохранения, руководителем управления или заместителем руководителя управления;

  - обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете министра здравоохранения, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

  - точно и в срок исполнять иные разовые поручения министра здравоохранения;

  - соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытие в командировку, в случае болезни или оставления должности;

  - поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

• Требования:

• Для должности секретаря руководителя требования к уровню образования и специальности (направлению подготовки) не установлены. Для должности секретаря руководителя требования к стажу или опыту работы по специальности, направлению подготовки не установлены.

Условия:

• ненормированный рабочий день