Администратор проектов

АО Цикада - аккредитованная российская ИТ-компания, более 15 лет оказывающая весь спектр услуг по разработке и внедрению комплексных решений в сфере IT-инфраструктуры.

Мы имеем набор центров по компетенциям. Интегрируем решения, которые приносят пользу и делаем это отталкиваясь от реальных задач в ИБ, а также активно участвуем в амбициозных проектах, разрабатываем свои продукты, предлагаем услуги собственного SOC и многое другое.

В настоящий момент у нас открыта вакансия Администратор проектов

Чем предстоит заниматься:

1. Документооборот и управление документами:

• контролировать полный цикл создания, согласования и оформления проектной документации (договоры, доп. соглашения, спецификации, акты, накладные) в соответствии с регламентами компании;
• организовывать подписание, визирование и регестрирование документов;
• формировать и вести архив проектной документации (сканирование, оцифровка, категоризация файлов);
• следить за соблюдением требований к оформлению корпоративных документов.

2. Администрирование бюджетов и финансовых расчётов:

• готовить проекты бюджетов на закупки, организацию встреч и командировки;
• вести учёт расходов по проекту (таблицы «План‑Факт»), контролировать соответствие фактических затрат плановым;
• готовить и рассылать счета контрагентам, отслеживать сроки оплаты;
• взаимодействовать с финансовым отделом и бухгалтерией по авансовым отчётам, оплатам подрядчиков и иным финансовым вопросам.

3. Организационно‑хозяйственное обеспечение:

• организовывать проектные совещания, переговоры и собрания (бронирование переговорных, настройка видеосвязи, оповещение участников, ведение протоколов при необходимости);
• обеспечивать проведение выездных мероприятий (логистика: билеты, гостиницы; оформление пропусков для специалистов);
• контролировать своевременную оплату ресурсов, необходимых для работы команды (серверы, сервисы, лицензии ПО);
• обеспечивать офис материальными ресурсами (канцелярия, бытовая техника, чай/кофе и т. п.);
• организовывать питание команды и мероприятия для партнёров (кофе‑брейки, обеды, подарочные программы).

4. Информационное обеспечение и работа с базами данных:

• поддерживать актуальность структуры общих рабочих папок и серверов хранения данных;
• контролировать заполнение проектных данных в корпоративных системах управления (журналы задач, реестры платежей, календари);
• разрабатывать и обновлять шаблоны документов для внутреннего использования;
• настраивать и сопровождать права доступа к базам документов и проектным ресурсам для участников проекта.

5. Взаимодействие и коммуникация:

• самостоятельно готовить презентационные и отчётные материалы (сбор данных, структурирование информации, оформление слайдов);
• взаимодействовать с внешними сторонами: заказчиками, ключевыми партнёрами, подрядчиками.

Что нам важно:

• Продвинутое владение ПК: MS Excel (сводные таблицы, графики, сложные формулы), MS Word (работа с шаблонами и форматированием), PowerPoint (подготовка структурированных презентаций), 1С.
• Делопроизводство: опыт подготовки и согласования договоров, актов, спецификаций, счетов и накладных.
• Организационные навыки: опыт решения логистических задач (командировки, билеты), организация переговорных комнат и видеосвязи.
• Основы работы с бюджетом: понимание принципов формирования смет, учёта и контроля платежей.

Желательно:

• Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД).
• Базовые знания об ИТ‑проектах и жизненном цикле ПО.

Личные качества:

• Внимательность к деталям (минимизация ошибок в текстах и цифрах).
• Системность (умение структурировать большие объёмы информации).
• Коммуникабельность и грамотная деловая речь (письменная и устная).
• Многозадачность (способность одновременно вести несколько параллельных задач).
• Самостоятельность и ответственность (умение доводить задачи до результата).

Что мы предлагаем:

• Аккредитованная IT компания.
• Заряженная и опытная команда профессионалов.
• Комфортный офис в дизайнерском бизнес-центре Neo Geo с теннисным кортом внутри и развитой инфраструктурой.
• Поддерживаем инициативы обучения и сертификации за счёт компании.
• Даем возможность профессиональной самореализации, решение сложных и нестандартных задач.
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ и социальные гарантии.
• Гибкое начало рабочего дня с 08 (10) до 17 (19), full time офис.
• Сокращенный рабочий день в пятницу.
• Медицинское обслуживание в частной клинике по системе депозита от работодателя.
• Активная корпоративная жизнь.