Бизнес-ассистент

В одном из активов контура ГК Росатом открыта позиция Бизнес-ассистента (персонального ассистента) Генерального директора. Это уникальная возможность стать частью одной из крупнейших компаний России. Предприятие специализируется на инжиниринге, проектировании и строительстве объектов атомной отрасли.

Ваши задачи:

1. Управление расписанием и планирование времени: ведение и актуализация единого календаря Генерального директора с учетом его нахождения в различных локациях. Оперативное внесение изменений в график при возникновении срочных встреч или переносов. Контроль соблюдения тайминга в рамках рабочего дня руководителя, включая согласование расписания во время передвижения между встречами.
2. Организация деловых встреч и мероприятий: коммуникация с участниками встреч, подтверждение их присутствия. Техническое обеспечение онлайн-совещаний с участием представителей филиалов компании (различные часовые зоны): заблаговременная проверка каналов связи, подключение участников встречи.
3. Travel-поддержка и логистика: координация работы закрепленных водителей: формирование графика дежурств, контроль своевременной подачи транспорта, в том числе при встрече руководителя в аэропорту или на вокзале.
4. Документооборот и контроль поручений: работа в системе электронного документооборота (ЭДО): обработка входящих документов (в среднем 15–20 задач в день), маршрутизация по ответственным исполнителям, контроль сроков исполнения.
5. Административная поддержка и сопровождение: ведение календарей значимых корпоративных дат (дни рождения заместителей Генерального директора, ключевых партнеров), своевременная организация поздравительных мероприятий.

Наши ожидания:

Профессиональные компетенции:

• Опыт работы в должности помощника, бизнес-ассистента первых лиц или руководителя — от 2 лет.
• Уверенное владение пакетом MS Office (Excel, Word, PowerPoint), навыками работы с большими объемами информации.
• Опыт работы с системами электронного документооборота.
• Навык организации онлайн-совещаний с использованием корпоративных средств видеосвязи и телефонии.

Личностные качества:

• Системность и организованность: способность выстраивать четкие рабочие процессы, контролировать сроки и доводить задачи до результата.
• Проактивность: умение предвосхищать задачи, действовать на опережение, предлагать решения по оптимизации рабочих процессов без дополнительных указаний.
• Деловая дисциплина и тактичность: способность выстраивать конструктивное взаимодействие с руководителями различных уровней, водителями, внешними партнерами; умение корректно отказывать и отстаивать интересы руководителя.
• Эмоциональная устойчивость и сдержанность: способность сохранять деловой тон в стрессовых ситуациях, поддерживать дисциплину в приемной.
• Оперативность: способность быстро уточнять неясные моменты в постановке задач, не откладывать исполнение поручений.
• Ответственность и внимательность к деталям.

Дополнительные условия:

• Готовность к регулярным командировкам (основная локация — г. Озёрск Челябинская область); еженедельно — г. Москва, периодически — г. Санкт-Петербург).
• Готовность к ненормированному рабочему дню в периоды высокой загрузки руководителя.

Условия:

• место работы: г. Озерск (Челябинская область) ЗАТО
• официальное трудоустройство, работа в отрасли, которая не зависит от кризиса и других неблагоприятных внешних факторов;
• работа в компании с глобальной миссией, где ваш труд имеет реальное стратегическое значение;
• уровень заработной платы обсуждается индивидуально в зависимости от опыта кандидата;
• стабильные выплаты заработной платы 2 раза в месяц + годовой бонус;
• ДМС, включая стоматологию, с момента трудоустройства, льготные условия страхования для членов семьи.
• собственная платформа с обучающими онлайн-курсами и мероприятиями корпоративной академии Росатом .