Ленинский проспект 9
Приглашаем специалиста, который обеспечит единый порядок регистрации, движения, контроля и хранения документов Ассоциации предприятий индустрии детских товаров (АИДТ).
АИДТ реализует общеотраслевые проекты с участием предприятий отрасли, органов государственной власти, экспертных и профессиональных организаций.
Для нас важны точность, сохранность документов и возможность быстро восстановить историю их движения и исполнения.
Основные задачи
Документооборот
• Централизованный приём и регистрация всех входящих документов АИДТ, включая документы, адресованные руководству, структурным подразделениям и отдельным направлениям деятельности Ассоциации.
• Ведение единого журнала входящей корреспонденции, сканирование и размещение электронных копий, передача документов ответственным исполнителям.
• Регистрация всех исходящих документов АИДТ и ведение единого журнала исходящей корреспонденции.
• Отправка исходящих документов, в том числе с применением электронных государственных ресурсов;
• Проверка комплектности и правильности оформления документов, фиксация отправки и хранение подтверждений направления.
Внутренние и договорные документы
• Регистрация приказов, распоряжений и иных внутренних документов.
• Ведение договорного реестра, учёт договоров, дополнительных соглашений, приложений и закрывающих документов.
• Контроль возврата подписанных экземпляров и сроков действия договоров.
• Хранение оригиналов и электронных копий.
Специалист контролирует оформление и комплектность документов, но не проводит их юридическую, финансовую или отраслевую экспертизу.
Контроль исполнения
• Постановка документов и поручений на контроль, фиксация сроков и ответственных исполнителей.
• Мониторинг статуса исполнения, направление напоминаний и подготовка информации о приближающихся и нарушенных сроках.
• Снятие документов с контроля после подтверждения исполнения.
Электронный архив и хранение
• Ведение электронного архива и реестров документов.
• Систематизация бумажных и электронных документов, обеспечение быстрого поиска и предоставления документов.
• Учёт выдачи и возврата оригиналов.
• Формирование дел по утверждённой номенклатуре и подготовка документов к архивному хранению.
Требования
• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы в делопроизводстве, документообороте или архивном сопровождении от 3 лет.
• Знание правил регистрации, учёта, движения и хранения документов.
• Опыт ведения входящей, исходящей и договорной документации.
• Понимание порядка формирования дел и подготовки документов к хранению.
• Уверенное владение Word и Excel; опыт работы с 1С, CRM, СЭД или иными системами электронного документооборота.
• Грамотная устная и письменная речь.
Будет преимуществом
• Опыт работы в некоммерческой, общественной, отраслевой или проектной организации.
• Опыт работы с документами органов государственной власти.
• Опыт ведения договорных реестров, электронных архивов и большого объёма параллельных документальных потоков.
Для нас важно
• Внимательность к реквизитам и срокам, аккуратность и системность.
• Ответственность за сохранность документов и умение определять приоритеты.
• Соблюдение конфиденциальности и способность доводить документальный процесс до завершения.
Мы предлагаем
• Работу в общеотраслевых проектах с участием ведущих предприятий индустрии детских товаров и государственных органов.
• Работу в финансово-юридическом блоке АИДТ.
• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня и полностью официальную заработную плату.
• Заработную плату 115 000 рублей до вычета НДФЛ.
• Офис в центре Москвы: м. «Октябрьская», Ленинский проспект, д. 9.
• График 5/2, с 10:00 до 19:00, в пятницу до 17:00; офисный формат работы.
• Возможность профессионального развития.
