Офис-менеджер

Обязанности:

• Блок бизнес ассистента:

  Выполнение поручений руководителя, разгрузка его времени.

  Решении вопросов с партнёрами по охране труда, пож. безопасности, ДМС.

  Участие во встречах и собраниях. Ведение протоколов, контроль сроков и договорённостей, отчёт о выполнении задач.

  Оформление виз, покупка билетов.

  Ведение авансовой отчётности руководителя.

  Блок администрирования офиса:

  Поддержание коммуникаций и информирование сотрудников, партнёров.

  Заказ воды, кофе, канцелярии, необходимого ремонта и т.п. в офисы компании.

  Создание уюта и комфорта в офисе, контроль службы клининга.

  Взаимодействие с администрацией БЦ, оформление пропусков.

  Бронирование переговорных, организация встреч.

  Составление заявок для IT поддержки.

  Участие в закупках оборудования для офиса, подарков.

  Ведение учёта расходов топлива, такси, услуг доставки.

  Блок отчётности:

  Согласование счетов, составление Заявок на оплаты.

  Ведение «Табеля учёта рабочего времени сотрудников» , "Графика рабочего времени", отчёты по командировкам, Графика отпусков.

  Оформление приказов.

  Контроль оформления авансовой и представительской отчетности.

  Своевременная передача документов в бухгалтерию.

Требования:

• MS Office (Word, Excel, Power Point), MacOS уверенный пользователь.
• аккуратность в деталях, любовь к порядку, ответственность
• умение и желание систематизировать информацию
• Английский язык уровня Upper Intermediate и выше. Сертификат - как преимущество, если нет – уровень будет профессионально проверен

Условия:

• 5/2
• 09:00-18:00 - работа в офисе, удаленный формат и гибрид не предусмотрены
• оформление и полное соблюдение ТК