Офис-менеджер/секретарь/делопроизводитель (помощник руководителя)

Обязанности:

• Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции, присваивание каждому документу регистрационные номера и контроль сроков их исполнения, также занимается систематизацией и классификацией документов по видам, важности и тематике. Занимается отправкой и получением корреспонденции (курьерские службы, Почта России).
• Составление и оформление различных видов документов согласно установленным стандартам делопроизводства, включая письма, приказы, распоряжения, протоколы совещаний и другие служебные документы.
• Взаимодействие с администрацией бизнес-центра (оформление пропусков, решение любых возникающих вопросов по офисному помещению с обслуживающей организацией).
• Жизнеобеспечение офиса (закупка чая/кофе, канцелярских товаров, закупка расходных материалов для офисной техники, обслуживание кофе-машины, ежедневный контроль уборки помещения).
• Организация командировок сотрудников (подбор и покупка авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц).
• Работа с системами электронного документооборота, сканирование документов, обеспечивает их электронное хранение и поиск.
• Разрабатывает и актуализирует инструкции по делопроизводству, регламенты документооборота, участвует в создании номенклатуры дел организации.
• Проведение инструктажей для новых сотрудников по правилам работы с документами, консультирует персонал по вопросам оформления и ведения документации.
• Подготовка документов для подписи руководителю, ведёт его календарь, организует приём посетителей, обеспечивает конфиденциальность служебной информации.
• Отвечает на входящие телефонные звонки, переадресация звонков и писем соответствующим сотрудникам офиса.
• Встречает гостей (чай/кофе)
• Выполнение поручений генерального директора компании.

Требования:

• Подтвержденный опыт административно-хозяйственной работы.
• Ответственность, исполнительность, пунктуальность, внимание к деталям, дружелюбность.
• Навыки работы с ПК, пакетом офисных программ, офисной техникой.
• Знание 1С Документооборот

Условия:

• Оформление по ТК РФ, премия по итогам года
• ДМС после испытательного срока,
• Испытательный срок 3 месяца