Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

1. Административное и хозяйственное обеспечение офиса

• Администрирование жизнеобеспечения офиса: планирование, закупка (по мере необходимости) и контроль остатков канцелярии, бумаги, расходных материалов (Комус)
• Организация режимного доступа и безопасности: оформление заявок на постоянные и разовые пропуска для сотрудников, гостей, автотранспорта, а также разрешений на ввоз/вынос материальных ценностей (на режимном объекте).
• Организация приёма и делового гостеприимства: встреча и сопровождение гостей и партнеров компании, соблюдение протокола делового гостеприимства (чай/кофе, организация переговоров в кабинете генерального директора).
• Организация командировок (Travel-поддержка): бронирование авиа/ж/д билетов, отелей, подготовка служебных записок и документов для расчета командировочных расходов бухгалтерией.
• Организация курьерской и транспортной логистики: отправка и получение корреспонденции Почтой России (один раз в месяц), оформление накладных на доставку грузов в СДЭК и «Деловые Линии»

2. Операционный учет и работа в системе 1С

• Ведение первичной документации: оформление заказов покупателей и заказов поставщикам , формирование приходных и расходных документов.
• Ведение номенклатурного справочника: создание, классификация и актуализация карточек номенклатуры в базе 1С.
• Постановка ТЗ и сопровождение доработок 1С: составление технических заданий для программистов 1С, координация доработок, тестирование функционала и контроль качества выполнения.
• Печать маркировки: подготовка шаблонов, адаптация макетов и печать этикеток на термопринтере для маркировки продукции/оборудования компании.
• Учет движения заказов: ведение сводных реестров и аналитических таблиц в MS Excel для сверки данных между фактическими поставками и базой 1С.

3. Договорная работа и делопроизводство

• Официальная деловая переписка: составление и отправка официальных писем сторонним организациям (запросы актов сверки, возврата денежных средств, оформление пропусков на сторонние предприятия и т.д.).
• Документальное сопровождение оборудования: оформление актов приема-передачи инструмента, актов пусконаладочных работ (ПНР) станков и оборудования.
• Управление доверенностями: учет, подготовка и выдача доверенностей на представительство интересов компании и получение ТМЦ.

4. Взаимодействие с бухгалтерией и финансовый контроль

• Контроль взаиморасчетов: один раз в квартал обмен актами сверки с контрагентами (поставщиками, клиентами, арендодателями).
• Контроль подотчетных средств: учет расходов по корпоративным банковским картам, сбор авансовых чеков и предоставление отчетов в бухгалтерию.
• Учет рабочего времени и расчет выплат: ведение табеля учета рабочего времени сотрудников

5. Внешние коммуникации, брендинг и поручения руководителя

• Входящие коммуникации: прием и распределение входящих телефонных звонков (Call-routing)
• Производство сувенирной и брендированной продукции: поиск подрядчиков, разработка и согласование дизайнов (календари, кружки, конверты), оформление договоров и спецификаций.
• Корпоративная культура и PR: подготовка и рассылка официальных поздравлений и открыток партнерам компании; полная организация корпоративных мероприятий (поиск площадок, согласование бюджета, договорная работа).

Требования: Высшее образование. Пунктуальность, исполнительность, внимательность. Позитивность и жизнерадостность, активная жизненная позиция, коммуникабельность.

​​​​​​​

Условия:

• ​​​​​​​Работа в уютном офисе в шаговой доступности от метро Калужская.
• Вкусная столовая
• Бесплатные корпоративные обеды
• График работы с 9-00 до 18-00 Пятница с 9-00 до 16-45
• Премии по результатам работы

​​​​​​​