Администратор медицинского центра

Кого мы ищем

Мы — многопрофильная частная клиника в Южном Бутово. У нас стоматология, лабораторная диагностика (анализы), УЗИ, гинекология, отоларингология, гастроэнтерология, дерматология и косметология.

Нам нужен приветливый, энергичный администратор, который умеет не просто «принять звонок», а записать пациента: услышать запрос, подобрать нужного специалиста, объяснить ценность услуги и довести человека до приёма.

Если вы уже работали в медцентре или стоматологии, свободно ориентируетесь в медицинских услугах и анализах, любите порядок и людей — нам по пути.

Задачи администратора

1. Запись пациентов и работа со входящим потоком

• Приём входящих звонков (телефон, WhatsApp, Telegram, MAX), заявок с сайта, из соцсетей и агрегаторов (ПроДокторов, Яндекс,Услуги, Zoon).
• Активная запись пациентов: выявление запроса, подбор профильного врача, предложение подходящего времени.
• Консультирование по услугам клиники, срокам и стоимости: приёмы специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, стоматология, косметологические процедуры.
• Разъяснение правил подготовки к исследованиям и анализам (натощак, отмена препаратов, дни цикла для УЗИ и гинекологии и т. д.).
• Исходящие звонки: подтверждение записи накануне, перезапись при отменах, работа с «недозвонами» и незакрытыми заявками.
• Возврат пациентов: обзвон по повторным приёмам, контрольным осмотрам, профгигиене.
• Ведение листа ожидания и оперативное заполнение «окон» в расписании врачей.

2. Работа с пациентами в клинике

• Встреча и сопровождение пациентов: доброжелательный приём, помощь с ориентацией по кабинетам, гардеробом, бахилами.
• Оформление первичных пациентов: договор на оказание медицинских услуг, информированные добровольные согласия, согласие на обработку персональных данных, анкеты.
• Заведение и ведение медицинской карты, контроль полноты подписанных документов.
• Управление ожиданием: контроль очереди, информирование о задержках, предложение чая/воды, поддержание комфортной атмосферы в зоне ресепшена.
• Работа с возражениями и деликатными ситуациями, разрешение конфликтов на своём уровне, эскалация руководителю при необходимости.
• Сбор обратной связи после приёма, приглашение оставить отзыв.

3. Касса и финансовая дисциплина

• Приём оплаты: наличные, банковские карты, СБП; работа с ККТ, выдача чеков.
• Работа с рассрочкой/кредитом на лечение (стоматология, если применимо), оформление предоплат и депозитов.
• Подготовка документов для налогового вычета и справок об оплате по запросу пациента.

4. Расписание врачей и координация

• Формирование и ведение расписания приёмов, контроль загрузки кабинетов.
• Согласование замен, переносов и отпусков врачей, своевременное оповещение пациентов.
• Координация связок «врач — процедура — анализы — повторный приём», чтобы пациент не терялся между этапами.
• Взаимодействие с медсёстрами, ассистентами стоматолога и лабораторией по срокам и подготовке.

5. Лаборатория и результаты анализов

• Оформление направлений на лабораторные исследования, корректный ввод кодов услуг.
• Получение, регистрация и выдача результатов: на руки, на e-mail, в мессенджер — с соблюдением врачебной тайны.
• Информирование пациента о готовности результатов и запись на повторный приём для расшифровки.

6. Документооборот и учёт в программе

• Ведение всех данных в медицинской информационной системе / CRM: карточка пациента, история обращений, источник обращения, статусы заявок.
• Работа с реестрами, выписками, справками, больничными по запросу (в части администратора).
• Учёт расходных материалов на ресепшене, заявки на канцелярию, бахилы, воду, печатные формы.
• Формирование ежедневных и ежемесячных отчётов: количество записей, конверсия из звонка в приём, выручка смены, отменённые приёмы.

7. Порядок и работа клиники

• Открытие и закрытие клиники: приём смены, проверка готовности кабинетов, включение/выключение оборудования, сдача под охрану.
• Контроль чистоты и презентабельности зоны ресепшена и зоны ожидания, наличие информационных материалов и прайсов.
• Контроль работы уборщицы и подрядчиков, вызов сервисных служб при неполадках.
• Соблюдение санитарных правил, требований по персональным данным (152-ФЗ) и врачебной тайне.
• Помощь в проведении акций и информировании пациентов о новых услугах и специалистах.

Что мы ожидаем от вас

Обязательно:

• Опыт работы администратором в медицинском центре, клинике или стоматологии — от 1 года.
• Понимание медицинских услуг: приёмы профильных специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, ортопедия и терапия в стоматологии, косметологические процедуры.
• Знание правил подготовки пациента к анализам и исследованиям.
• Уверенная работа с МИС/CRM, кассовым аппаратом, офисными программами и мессенджерами.
• Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, стрессоустойчивость.
• Навык активной записи: умение не «отпустить» пациента без записи.
• Опрятный внешний вид, готовность работать в едином дресс-коде.

Будет плюсом:

• Опыт в многопрофильной клинике (несколько направлений одновременно).
• Опыт работы с агрегаторами отзывов и репутацией клиники.
• Медицинское образование или курсы по администрированию в медицине.
• Локация в Южном/Северном Бутово, Коммунарке, Щербинке или рядом.

Условия

• График 2/2, смена с 7:30 до 20:30 — стабильно, с понятным расписанием на месяц вперёд.
• Доход: 75 000 – 95 000 ₽ на руки — оклад за смену + премия за выполнение показателей по записи и выручке (итоговый уровень обсуждаем на встрече и зависит от опыта).
• Оформление по ТК РФ с первого дня, оплачиваемый отпуск и больничный, полностью белая выплата.
• Адрес: Москва, Чечёрский проезд, д. 130 — в шаговой доступности от жилых кварталов Южного Бутово.
• Лечение и диагностика для вас и близких на льготных условиях.
• Молодая доброжелательная команда и руководитель, который на связи и решает вопросы, а не создаёт их.
• Реальные перспективы: старший администратор → администратор-координатор → управляющий клиникой.