Офис-менеджер

Фонд «Институт "Вега"» был создан в конце 2020 года как совместный проект Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова и Группы ВТБ. Наша миссия — развитие финансовой математики в России и за её пределами.

Уже шестой год мы последовательно строим образовательную экосистему нового уровня: проводим открытые спецкурсы для слушателей, внедряем специализации по финансовой математике на факультетах МГУ, поддерживаем студенческие научно-практические группы и создаём пространство, где рождаются новые идеи.

Стипендии и гранты позволяют талантливым студентам и аспирантам сосредоточиться на главном — учёбе, исследованиях и профессиональном росте. А ежегодные школы и конференции становятся площадкой для диалога науки и практики, объединяя ведущих экспертов и будущих лидеров отрасли.

Мы верим, что математика — это язык будущего, и создаём условия, чтобы этот язык звучал ярче и увереннее.

В настоящее время открыта вакансия «Офис-менеджер»

Обязанности:

• организация внешних встреч и внутренних совещаний, видеоконференций, оповещение и координация сотрудников, бронирование переговорных комнат, ведение календаря в Outlook;
• ведение протоколов заседаний, контроль исполнения принятых решений;
• ведение базы важных дат, своевременное напоминание, подготовка поздравлений;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• travel-поддержка команды и участников мероприятий Фонда: покупка билетов, бронирование гостиниц;
• активно участвовать в поиске, отборе и взаимодействии с подрядчиками: поиск поставщиков, сравнение КП, переговоры, контроль исполнения, приёмка;
• работа с документами: составление, согласование, организация подписания договоров, актов, организация оплаты счетов, систематизация документов;
• работа с курьерским службами, оформление пропусков на территорию офиса;
• выполнять поручения event-менеджера по операционному сопровождению мероприятий Фонда на всех этапах: организация проживания в гостинице и трансферов, работа со списком участников и т.д.
• организация жизни офиса: закупка расходных материалов (канцелярия, вода, кофе, хозтовары), встреча гостей, взаимодействие с клининговыми службами и подрядчиками.

Требования:

• высшее образование;
• знание офисных программ (Яндекс 360, Microsoft Office Google forms и других);
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать в режиме многозадачности;
• высокий уровень ответственности;
• проактивность.

Условия:

• оформление по ТК РФ,
• конкурентная заработная плата;
• ДМС после испытательного срока
• график: пн-пт с 10:00 до 19:00
• регулярные выезды со студенческими мероприятиями по России (1-2 раза в год)

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Английский язык
• Заключение договоров
• Грамотная письменная речь
• Делопроизводство
• MS Outlook

"Мы ищем ответственного, инициативного сотрудника, который сможет взять на себя организацию офисной жизни: закупки, взаимодействие с подрядчиками, документооборот и поддержка мероприятий"