Операционный менеджер (административная и операционная поддержка рекламного агентства)

Мы — Target Insight, молодая и амбициозная компания с большими планами и возможностями для развития. Мы объединяем функции рекламного, креативного агентства и рекламно-производственной компании.

Несмотря на наш относительно небольшой размер и «бутиковый» подход, свои проекты нам доверили такие известные бренды, как Rexona, AXE, Clear, Knorr, Hellmann’s, Dove, Tresemme, Planto, Абрау Дюрсо, TIGI, Jacobs, Kaspersky, Черкизово, Hochland и многие другие.

Почему тебе понравится работать у нас:

• Небольшой коллектив + крупные клиенты + быстрое развитие компании = большие перспективы роста для тебя. От графического дизайнера до арт-директора или креативного директора, от менеджера по закупкам и производству до руководителя производства или директора по закупкам и т.д. У нас ты не будешь ждать, пока твой руководитель пойдет на повышение или пенсию, ждать открытия новой вакансии или бесконечных согласований. Если у тебя есть необходимые навыки, талант и желание расти — твой карьерный рост будет стремительным!
• Конкурентная заработная плата и премии за особые успехи и вовлеченность в общее дело
• Руководство, внимательное к идеям и пожеланиям сотрудников
• Возможность работать с крупными известными брендами и участвовать в сложных, но интересных проектах
• Возможности для профессионального развития и обучения
• Уютный офис в районе м. Улица 1905 года
• Молодой дружелюбный коллектив и комфортная рабочая атмосфера

Кого мы ищем:

Универсального сотрудника, который станет операционной опорой агентства. Это роль для человека, которому можно поручить практически любую задачу и не проверять её каждый час: найти нужный товар или подрядчика по адекватной цене, организовать кейтеринг на съёмку, собрать промоутеров или моделей на проект, отправить команду в командировку, довести до подписания договор и закрыть документы по проекту.

Работа делится примерно так: 2/3 живые проектные задачи - закупки, площадки, люди, логистика, мероприятия и 1/3 аккуратный документооборот, без которого агентство не работает. Нам нужен не только исполнительный, но и находчивый человек: тот, кто вместо «поставщик не отвечает» сам находит трёх других и приносит сравнение по цене и срокам.

Что нужно будет делать:

• искать и подбирать товары, материалы и подрядчиков под задачи проектов: сувенирная продукция, реквизит, оборудование, расходники, нестандартные позиции «нужно найти вот это»;
• запрашивать и сравнивать коммерческие предложения, вести переговоры по цене и срокам, готовить сводные таблицы для выбора;
• организовывать кейтеринг и питание на съёмках, мероприятиях и в офисе: подбор подрядчика, меню, бюджет, доставка, контроль на месте;
• участвовать в подборе персонала на проекты: промоутеры, хостес, монтажники, водители, ассистенты - поиск, отбор, сбор данных, брифинг, координация на площадке;
• помогать с подбором моделей и типажей: работа с модельными агентствами и базами, сбор портфолио, организация кастингов, оформление и учёт;
• организовывать логистику: курьеры, склад, водители, аутсорс, перемещение реквизита и оборудования между офисом, складом и площадкой;
• организовывать командировки: билеты, гостиницы, трансферы, отчётность по расходам;
• помогать в организации собеседований HR-менеджеру и руководителям: согласовывать время, формат, подтверждать встречи, встречать кандидатов;
• обеспечивать административную поддержку офиса: вода, продукты, мобильная связь, базовые закупки;
• заполнять, согласовывать и сопровождать договоры, дополнительные соглашения и приложения;
• вести деловую переписку с договорными отделами клиентов;
• организовывать подписание документов в ЭДО и в бумажном формате;
• контролировать корректность оформления закрывающих документов;
• отправлять счета, акты, УПД, подготовленные бухгалтерией;
• готовить отчеты к приложениям и комплектовать документы по запросам бухгалтерии;
• собирать первичную документацию с поставщиков, подрядчиков и клиентов;
• контролировать сроки подписания отчетных документов;
• контролировать дебиторскую задолженность;
• заводить платежи в банк;
• дополнительные поручения руководителя (звонки, запросы, уточнения и т.д.)

Что для нас важно:

• опыт операционной или административной работы, где задачи каждый день разные;
• умение искать: находить товар, подрядчика или человека под задачу, а не разводить руками, если первый вариант не подошел;
• опыт работы с подрядчиками и поставщиками: запросы, сравнение цен, договоренности, контроль исполнения;
• опыт работы с договорами, приложениями, закрывающими документами и ЭДО;
• понимание первичной документации и логики взаимодействия с бухгалтерией;
• умение вести деловую переписку и аккуратно сопровождать организационные процессы;
• способность держать 10–15 параллельных задач и ничего не терять;
• высокая внимательность к срокам и деталям, готовность работать с бюджетами и цифрами;
• уверенное владение Excel/Word;
• самостоятельность, системность, ответственность, спокойствие в авральном режиме;
• готовность к нестандартным задачам и разъездам по городу, когда что-то нужно решить на месте;
• желание вникать в проекты рекламного агентства и рекламно-производственной компании и в суть задач.

Будет плюсом:

• опыт в рекламном агентстве, РПК, event или BTL;
• опыт работы на съемках или мероприятиях: закупки, площадка, кейтеринг, координация людей;
• опыт закупок или снабжения;
• опыт подбора линейного персонала: промоутеры, хостес, монтажники;
• опыт работы с модельными агентствами и организации кастингов;
• опыт административной поддержки офиса;
• готовность к разъездам

Условия:

• Заработная плата от 120 000 руб. на руки;
• Работа в уютном офисе в районе метро Улица 1905 года (кофе, playstation, печеньки само собой);
• Возможность карьерного роста внутри компании;
• Рабочий день с 10:00 до 19:00, график работы: 5/2.