Бизнес-ассистент Генерального директора

"- закажите мне столик на вечер в ресторане о котором хорошо отзываются!

- где бумага которая была у меня вчера в руке?

- когда мой рейс в Майями?

- закажите 10-15 юбок от Келвина Кляйна!

- проверьте Пир 59 должна в 8 предоставить нам завтра студию.

- и напомните Джослин: я должна взглянуть на те рюкзачки из пони от Марка.

- и скажите Симоне: я согласна на Джеки, если Мэгги занята.

- Де Маршелье подтвердил встречу?» (с)

Помните откуда это? Если нет, то читать дальше смысла нет, я не смогу вам объяснить кто такая Эмили и почему мы ищем именно ее.

Еще придется вспомнить Пеппер Потс, сложить все это вместе и получить портрет идеального кандидата на позицию – Персональный бизнес-ассистент Генерального директора.

Не буду лукавить, это одна из самых сложных вакансий в нашей команде, потому что для нее нужны не только опыт и навыки, но и живой ум, широкий кругозор, устойчивая психика, завышенная самооценка и готовность быть на связи 24\7. Плотная работа с собственником бизнеса с одной стороны мега интересно и позволяет получить колоссальный опыт и развитие, с другой стороны – это жить не своей жизнью, а жизнью компании и ее владельца. Если с вашей стороны это осознанный выбор профессии, а не жажда легких денег – давайте знакомиться!

Наши ожидания по функционалу:

• Полноценная поддержка руководителя в организационных и административных задачах - ведение протоколов встреч, подготовка материалов к совещаниям и планеркам, контроль выполнения зафиксированных поручений Генерального директора, регулярная подготовка отчетов для ГД о выполнении поставленных задач или переносе сроков с информированием о причинах невыполнения.
• Ведение деловой переписки и координация встреч (онлайн и офлайн). Модерация переписки и звонков.
• Подготовка аналитических записок, справок, презентаций и других документов по поручению Генерального директора (рынок, конкуренты, важные новости и изменения в законодательстве, уведомления).
• Полноценная travel-поддержка руководителя: управление календарем руководителя, организация встреч, планирование поездок и мероприятий (бронирование, логистика, тайминг, контроль подрядчиков при необходимости).
• Контроль выполнения задач прямыми подчиненными руководителя (топ-менеджмент компании).
• Сбор и анализ информации для обеспечения принятия управленческих и бизнес-решений. Обработка и систематизация данных, подготовка кратких сводок и справок (executive summary).
• Взаимодействие со всеми подразделениями компании, включая производство (Первомайский район) и внешних партнеров компании.
• Составление ТЗ по задачам от руководителя, постановка и контроль выполнения задач подразделениям.
• Выполнение поручений руководителя.
• Ведение графика важных дат и своевременное напоминание о них.

Наши ожидания по кандидату:

• Высшее образование.
• Релевантный опыт работы от 3 – 5 лет с первыми лицами или собственниками бизнеса.
• Высокий уровень коммуникативных навыков, грамотная устная и письменная речь.
• Переключаемость, гибкость и быстрая адаптивность.
• Широкий кругозор, высокая скорость обработки информации, способность структурировать, синтезировать информацию.
• Уверенное владение ПК, в том числе MS Office, Битрикс24, Google Workspace и т.д.
• Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
• Внимательность к деталям и способность работать в условиях многозадачности.
• Самообучаемость.

Ваши ожидания от компании, в том числе финансовые – готовы обсудить на первой же встрече.

Нам нужен профессионал, способный высвободить время собственника для важного, взяв на себя рутину!