Секретарь/офис-менеджер

Обязанности:

• Встреча гостей и посетителей (контроль вэлком зоны);
• Организация работы с посетителями руководителя;
• Travel-поддержка руководителей и коллег (заказ билетов, бронирование гостиниц);
• Регулярное взаимодействие с сотрудниками АХО по вопросам обеспечения рабочих мест, закупки расходных материалов, эксплуатации систем в здании;
• Замена на время отсутствия специалиста по АХО (отпуск, болезнь);
• Выполнение работ по подготовке переговорных для совещаний/встреч;
• Приготовление и подача чая/кофе во время переговоров;
• Сканирование, копирование рабочих материалов, документации;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Подготовка рассылок для сотрудников компании;
• Организация питания руководителя и представителей делегаций (крайне редко);
• Информирование руководителя о регламенте и приближении намеченных мероприятий, встреч;
• Прием, регистрация и распределение по отделам входящих доставок;
• Осуществление работы с первичной документацией: приём, проверка на соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам, регистрация;
• Обеспечение сохранности и организация хранения документов (листы посетителей и пр.);
• Подготовка по указанию руководителя рабочих материалов, необходимых для его работы (крайне редко);
• Работа с таблицами Excel, ввод данных, владение сводными таблицами и другими базовыми инструментами Excel;
• Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя;

Требования:

• Пунктуальность: своевременный старт рабочего дня помогает команде выполнять задачи в срок;

• Высшее или среднее профессиональное образование;
• Релевантный опыт работы на данной позиции от 3 лет;
• Соблюдение делового дресс-кода;
• Знание и соблюдение делового этикета;
• Уверенное знание MS Office, Outlook;
• Презентабельный внешний вид.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, «белая» зарплата;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Адрес места работы: Подольская, д.35;
• Комфортное рабочее место, 1 этаж, входная группа, ресепшен;
• Оборудованная комната приема пищи; чай, кофе, снэки за счет компании;
• Оформление полиса ДМС после прохождения испытательного срока;
• Корпоративные мероприятия и компенсация занятий спортом;