Офис-менеджер / Административный координатор

В нашей управляющей компании мы уверены: атмосфера в офисе — это не про кофе и бумагу. Это про энергию, с которой начинается каждый рабочий день. Поэтому мы приглашаем присоединиться к нам Офис-менеджера, который станет не просто «хозяйкой офиса», а полноценным хранителем уюта и порядка, генератором хорошего настроения и правой рукой всей команды.
Мы ищем человека, которому надоело быть «девочкой на телефоне». Нам нужен коллега, который разделит наши ценности, вольется в наш ритм и вместе с нами будет делать компанию лучше. Здесь вы будете не обслуживающим персоналом, а важным звеном единого механизма.

Обязанности:

• Прием, регистрация и контроль входящей/исходящей корреспонденции (по электронной почте, через ЭДО, нарочно);
• Ведение электронных реестров документов в системе Битрикс24;
• Подготовка проектов приказов, служебных записок, писем и типовых договоров;
• Протоколирование общих собраний и рабочих совещаний;
• Формирование номенклатуры дел и обеспечение сохранности архива;
• Своевременное обеспечение офиса канцелярскими товарами, питьевой водой и хозяйственными расходными материалами. Контроль чистоты и работы уборщицы офиса;
• Решение оперативных хозяйственных вопросов сотрудников (поддержка по административным вопросам);
• Прием и фильтрация входящих телефонных звонков;
• Встреча, регистрация и сопровождение гостей, клиентов и партнеров компании;
• Выполнение отдельных личных поручений Генерального директора;
• Координация работы с контрагентами и собственниками (подготовка отчетов и актов сверки по договорным обязательствам с собственниками помещений (обзвон, рассылка писем);
• Кадровый учет и контроль обучения технического персонала (ведение реестра действующих удостоверений и сертификатов (проверка «корочек») инженерно-технического персонала (ИТР) и младшего обслуживающего персонала (МОП);
• Контроль и отчетность по исполнению письменных и устных поручений от Генерального директора.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2х лет работы офис-менеджером, административным специалистом или секретарем.
• Образование высшее, среднее специальное.
• Профессиональные навыки:
  • Отличное знание офисного пакета MS Office.
  • Обязательный опыт ведения документооборота в CRM-системах (Битрикс24, 1С: Документооборот) — на уровне опытного пользователя.
  • Понимание основ бухгалтерского учета (разница между УПД, Актом, Счет-фактурой).
  • Знание порядка работы с электронными площадками (ЭДО, СБИС, Контур и т.д.).
  • Умение использовать в работе ИИ.
  • Личные и деловые качества: стрессоустойчивость, проактивность, внимательность, ответственность, организованность, грамотная устная и письменная речь, внимание к мелочам, высокая самоорганизация.

Условия:

• удобная локация офиса – в шаговой доступности от метро Ленинский проспект;
• график работы - 5/2 с 10.00 до 19.00 (без гибрида);
• оплата труда 120.000 рублей на руки;
• активные корпоративные мероприятия;
• корпоративное обучение и возможность повышения профессионального уровня;
• официальное трудоустройство и заработная плата, социальный пакет (ДМС, фитнес и др.) в зависимости от стажа работы в компании;
• новогодние подарки для детей наших сотрудников;
• помощь от Компании в сложных жизненных ситуациях.