Офис‑менеджер/личный помощник руководителя

Ищете роль, где каждый день — это микс из чёткой организации и нестандартных задач? Мы ищем личного помощника генерального директора — человека, который станет надёжным «операционным щитом» руководителя: заберёт на себя рутину, предугадает потребности и безупречно закроет и рабочие, и личные поручения. Если вы любите порядок, умеете держать в голове десятки процессов и не теряетесь в условиях высокой нагрузки — мы ждём именно вас!

Основные задачи:

Организация рабочего времени генерального директора:

• Координация совещаний и встреч с сотрудниками компании (сбор необходимых материалов, подготовка вопросов к собранию; оповещение участников о времени и месте проведения встреч, составление протоколов по итогам встреч);
• Участие в формировании тайм-планов, взаимодействие с ответственными лицами и контроль сроков исполнения.

Работа с документацией компании (документооборот):

• Работа с договорами: взаимодействие с ответственными лицами и контроль этапов - согласования, подписания, учёт и передачи на хранение договоров;
• Участие в подготовке приказов, распоряжений, служебных записок и иных внутренних документов компании;
• Работа с документами: сканирование / разбор документов, передача в нужные подразделения.

Коммуникация и координация:

• Работа с входящими звонками, поступающими в компанию;

• Работа с электронной почтой (приём, сортировка, ответы, отправка, контроль сроков);
• Рассылка приказов, распоряжений по компании, информационных сообщений о приеме новых сотрудников, поздравлений с Днём рождения и иных писем;
• Участие в процессе адаптации сотрудников на этапе ввода в должность (экскурсия по офису компании, знакомство с Руководителями и работниками компании; выдача канцелярских товаров и т.п.);
• Координация приезжающих кандидатов и гостей в компанию; сотрудников в командировках: поиск/покупка билетов, бронирование жилья, взаимодействие с арендодателем – контроль арендной оплаты, заселения/выселения и т.п;
• Оправка/получение почты для организации в почтовом отделении; регистрация исходящей/входящей корреспонденции.

Хозяйственно‑операционные задачи:

• Заказ воды, кофе, сахар и другие материалы для офиса;
• Заказ печатей и иных хозяйственных товаров.

Личные поручения руководителя:

• Поиск и бронирование билетов для личных передвижений;
• Запись на мероприятия;
• Заказ личных товаров;
• Выполнение иных личных поручений руководителя.

Мы ждём от кандидата:

• Опыт работы личным помощником руководителя, офис‑менеджером или администратором от 2 лет (опыт поддержки топ‑менеджмента — большой плюс);
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook);
• Высокий уровень самоорганизации, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
• Безупречная грамотность, внимание к деталям, проактивность и ответственность;
• Гибкость, тактичность и развитые коммуникативные навыки: умение корректно взаимодействовать с руководителями, коллегами и внешними контрагентами;
• Готовность к оперативному решению нестандартных задач и работе в динамичной среде.

Условия работы:

• График: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Место работы: офис по адресу ул. Космонавтов, д. 2И.
• Стабильная работа в надёжной компании с прозрачной системой оплаты труда и своевременными выплатами.
• Возможность быть в центре бизнес‑процессов и напрямую влиять на эффективность работы руководства.
• Перспективы профессионального роста и расширения зоны ответственности.
• Дружный коллектив и поддержка со стороны команды.