Бизнес-ассистент руководителя
MINI.TORTINO — развивающаяся сеть кондитерских и творческих студий. Мы ищем самостоятельного и организованного бизнес-ассистента руководителя, который поможет контролировать ежедневные процессы и снимать с руководителя операционные задачи.
Нам нужен человек, которому можно поставить задачу и не объяснять каждый следующий шаг. Важно не просто выполнить поручение, а довести его до результата.
Что нужно делать
Instagram — работа с городами
* Работать примерно с 10 Instagram-аккаунтами городов.
* Ежедневно брать готовый(!) контент из Telegram и загружать его в Instagram.
* В каждом городе ежедневно публиковать:
* 3 Reels / фото;
* Дублировать 1 загруженный рилс в Stories.
* Контролировать, чтобы контент был опубликован во всех городах каждый день(!) без пропусков.
* Вести ежедневный отчёт по публикациям каждого города.
WhatsApp Business
У всех городов используется единый номер WhatsApp Business.
* Определять, из какого города обращается клиент.
* Ежедневно фиксировать количество обращений по каждому городу.
* Вести Google-таблицу со статистикой по датам и городам.
* Формировать накопительную статистику минимум за 6 месяцев.
* Отслеживать динамику обращений и предоставлять руководителю понятный отчёт.
Организация тематических мастер-классов
* Участие в разработке и организации новых тематических мастер-классов.
* Поиск и закупка необходимого инвентаря, декора, реквизита и расходных материалов под каждую тематику.
* Продумывание удобной системы хранения и использования инвентаря, чтобы тематику можно было быстро установить и так же быстро убрать.
* Формирование готовых тематических комплектов: например, «Шрек», «Гарри Поттер», «Эльза» и т. д.
* После организации — передача сотруднику, который проводит мастер-класс, понятной инструкции, что где находится, как быстро оформить пространство и как убрать всё после мероприятия.
* Контроль наличия необходимого инвентаря и своевременная закупка недостающих позиций.
* Поиск решений, которые позволяют быстро менять тематику студии между мастер-классами, без необходимости постоянного присутствия ассистента.
* Периодически проверять, что система работает и всё необходимое есть в наличии.
То есть логика такая:
Вы один раз организовали систему → закупили → собрали тематические комплекты → всё понятно разложили → объяснили ведущему кондитеру мастер классов → дальше ведущий кондитер самостоятельно проводит и меняет тематики.
Координация работы MINI.TORTINO в городе Семей
* Постоянно взаимодействовать с менеджером по текущим рабочим вопросам.
* Раз в неделю уточнять у менеджера, что необходимо заказать и отправить из Астаны на следующую неделю.
* Формировать список необходимых позиций: сырьё, бисквиты, упаковка, инвентарь, расходные материалы и другие необходимые товары.
* Своевременно передавать список в кондитерский цех в Астане для подготовки заказа.
* Контролировать сбор и комплектацию отправки в Астане.
* Проверять, чтобы всё необходимое было собрано по списку и в полном объёме.
* Правильно упаковывать и подготавливать заказ к отправке.
* Самостоятельно организовывать отправку Астана → Семей через междугородний InDrive или другой подходящий способ доставки.
* Согласовывать время и детали передачи заказа водителю.
* Контролировать отправку и получение заказа в Семее.
* После отправки отслеживать, что сырьё, инвентарь и другие необходимые позиции дошли до сотрудников в полном объёме и без проблем.
* Передавать руководителю информацию о необходимых оплатах, чтобы руководитель своевременно производил оплату.
* Контролировать, чтобы оплаченные заказы были отправлены и получены.
* Решать текущие организационные вопросы по Семею
* Следить, чтобы сотрудники в Семее не оставались без необходимых материалов и могли нормально выполнять свою работу.
* Вести простой учёт отправок: что отправили, когда, кому, каким способом и что получено.
Работа с руководителем
* Выполнять рабочие и личные поручения руководителя от начала до полного результата.
* Искать необходимые товары, услуги, подрядчиков и специалистов.
* Сравнивать варианты и находить оптимальные решения.
* Организовывать покупки, заказы, доставки и курьеров.
* При необходимости самостоятельно выезжать и забирать/отвозить необходимые вещи.
* Взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками, курьерами и другими исполнителями.
* Помогать с организацией мастер-классов, мероприятий и других рабочих процессов.
* Контролировать сроки и выполнение поставленных задач.
* Вести список текущих задач.
* Ежедневно предоставлять руководителю краткий отчёт о выполненной работе.
* Если возникает проблема - самостоятельно искать решение, а не просто сообщать о проблеме руководителю.
Кого мы ищем
Нам подойдёт человек, который:
* самостоятельный и инициативный;
* очень ответственный и внимательный;
* умеет работать с большим количеством задач одновременно;
* не забывает о поручениях и соблюдает сроки;
* умеет быстро находить информацию и решения;
* грамотно общается и пишет;
* уверенно пользуется Instagram, Telegram и WhatsApp;
* умеет работать с Google Таблицами / Excel;
* умеет вести простую аналитику и отчётность;
* спокойно относится к разноплановым задачам;
* готов периодически выезжать по рабочим поручениям;
* умеет работать без постоянного контроля руководителя.
Опыт работы бизнес-ассистентом, личным ассистентом
Формат работы
* Работа преимущественно онлайн.
* Постоянно находиться в офисе или на определённом рабочем месте не требуется.
* Фиксированного рабочего места и строгого графика нет.
* Важно быть на связи и оперативно реагировать на поставленные задачи.
* При необходимости нужно выезжать: забрать или отвезти заказ, купить необходимые товары, встретиться с курьером/подрядчиком, что-то проверить или организовать на месте.
* Формат: удалённая работа + выезды по необходимости.
* Главное - своевременно выполнять задачи и доводить их до результата.
Важный момент
Мы ищем не человека, которому нужно постоянно говорить, что делать и как делать.
Нам нужен ассистент, которому можно сказать:
«Нужно организовать» - и человек сам найдёт способ, всё организует, проконтролирует и сообщит о готовом результате.
Если вам нравится порядок, вы умеете самостоятельно решать вопросы и брать ответственность за результат - будем рады познакомиться.
