Ведущий специалист (секретарь руководителя)

Обязанности:

- Организация и поддержание функционального рабочего пространства кабинета и зоны приемной заместителя Генерального директора, осуществление ежедневного контроля за: исправностью и готовностью оргтехники к работе; наличием необходимых канцелярских принадлежностей; чистотой в кабинете; работой осветительных приборов, кондиционера и прочих электроприборов.

• Осуществление взаимодействия с профильными службами Общества и сторонними организациями по вопросам бытового обслуживания, устранения неполадок функциональных систем в помещениях зоны приемной и кабинета заместителя Генерального директора.
• Организация документооборота, принятие и маршрутизация звонков, поступающих в приемную, организация и координирование процесс приема посетителей.
• Организация подписания документов на ЭДО ЭТП ГПБ. Следить за своевременным обновлением ключа электронной подписи.
• Travel-поддержка руководителя и своевременное закрытие Авансовой отчетности по командировкам.
• Заказ пропусков для внешних посетителей заместителя Генерального директора.
• Обеспечение предварительного рассмотрения документов (проектов документов), направленных заместителю Генерального директора в автоматизированной системе электронного документооборота.
• Обеспечение приема, учета и передачи заместителю Генерального директора документов на бумажном носителе. Организация передачи документов после рассмотрения в структурные подразделения.
• Проверка правильности оформления документов, передаваемых на рассмотрение заместителю Генерального директора.
• Осуществление:
• ведения (организации) рабочего графика заместителя Генерального директора;
• назначения, подготовки и организации встреч заместителя Генерального директора с работниками Общества и посетителями сторонних организаций;
• координации вопросов, связанных с командированием и участием заместителя Генерального директора в совещаниях, конференциях, форумах и иных мероприятиях в том числе согласование выездов с ПАО «Газпром», подготовки необходимых документов, формированием отчетов, решением организационных вопросов;
• технической и организационной подготовки и организации заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых заместителем Генерального директора.
• Осуществление буфетного обеспечения и гостей заместителя Генерального директора в рамках деловых встреч и совещаний под руководством заместителя Генерального директора.
• Осуществление оперативной связи заместителя Генерального директора с работниками Общества, со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности (с использованием телефона, электронной почты и других средств связи).
• Доведение до сведения работников, подчиненных заместителю Генерального директора, его указаний и поручений.

Требования:

• Высшее профессиональное образование.
• Уверенный пользователь ПК.
• Работа в многозадачном режиме, коммуникабельность, лояльность, умение работать в команде, дисциплинированность, ответственность, владение русским языком для ведения деловой переписки.
• Опыт работы в Группе ПАО "Газпром" будет преимуществом.

Условия:

• Официальное трудоустройство.

• Белая заработная плата, премирование.

• Пятидневная рабочая неделя, понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45, выходные сб, вс.

• Комфортабельный офис в шаговой доступности от м. Новочеркасская.

• Полис ДМС после прохождения испытательного срока.

• Профсоюзная организация.