Секретарь-делопроизводитель

Группа компаний Лотос с 2022 года является поставщиком IT-оборудования в сегменте enterprise (серверы, СХД, сетевое, коммутационное оборудование, ИБП, телеком). В связи с ростом компании мы ищем системного и ответственного секретаря-делопроизводителя.

Обязанности:

1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):

• Организация и ведение бумажного документооборота: регистрация входящей и исходящей документации в журналах учета или СЭД, присвоение номеров согласно номенклатуре;

• Подготовка проектов официальных писем, служебных записок и приказов. Составление документов строгой отчетности в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• Ведение и актуализация сводной номенклатуры дел организации, контроль сроков хранения документации, формирование дел для архива;
• Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: оформление отправлений, отслеживание доставки, получение почтовой корреспонденции;

2. Администрирование системы электронного документооборота (СЭД):

• Оцифровка, загрузка и маршрутизация входящих документов в системе ЭДО;

3. Коммуникационная поддержка и работа с посетителями:

• Прием, распределение и фильтрация входящих телефонных звонков, перевод вызовов на ответственных сотрудников, прием сообщений;
• Заказ пропусков для гостей и автотранспорта, встреча посетителей;
• Встреча гостей;

4. Бронирование переговорных комнат и обслуживание встреч:

• Бронирование под встречу руководителя в календарь;
• Обеспечение готовности переговорной к началу встречи;
• Организация подачи напитков участникам во время переговоров;
• Контроль чистоты в переговорных после завершения встреч;

5. Личные поручения первого лица:

• Оплата коммунальных и интернет-счетов;
• Travel-поддержка (организация поездок);
• Поиск и покупка подарков;
• Подготовка отчетов о представительских расходах;

6. Замещение офис-менеджера (в период отпуска/больничного):

• Управление эксплуатацией помещений: подача заявок при поломках (электрика, сантехника, мебель);
• Координация мелкого ремонта оргтехники и закупки расходных материалов;
• Решение вопросов жизнеобеспечения под ключ: доведение каждой заявки (от заказа бумаги до вызова мастера) до логического завершения без эскалации руководителю;

Требования:

• Уверенные навыки ведения документооборота;

• Умение организовывать рабочие процессы и контролировать сроки;

• Навык ведения деловой переписки и устных коммуникаций;

• Базовые знания по бухгалтерским документам (счета, акты);

• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook);

• Опыт работы с корпоративными системами (Bitrix24, 1С, или аналогами);

• Владение сервисами документооборота (ЭДО);

Условия:

• Конкурентная белая заработная плата;
• Интересные задачи, наличие всех инструментов и полномочий для их реализации;
• ДМС (после испытательного срока);
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• Оплата обучения, компенсация фитнеса;
• График работы 5/2, офис, гибкое начало рабочего дня;
• Удобное расположение офиса (7 мин от метро Красные ворота/Курская).