Исполнительный ассистент генерального директора (Executive Assistant to GM)

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы на позиции Исполнительного ассистента (Executive Assistant) не менее 4-x лет в международной компании
• Свободное владение английским языком, устным и письменным
• Отличные коммуникативные навыки
• Сильные навыки планирования и организации работы
• Клиентоориентированность и умение эффективно работать в команде
• Строгое соблюдение конфиденциальности
• Способность работать в мультинациональной среде
• Умение работать в условиях стресса и с жёсткими сроками
• Внимательность к деталям

Основные задачи и обязанности:

• Оказание административной поддержки генеральному директору на всех организационных уровнях: ведение календаря, организация командировок, подготовка авансовых и расходных отчётов, оформление заказов на закупку (purchase orders), сопровождение документооборота, подготовка презентаций в PowerPoint и др.

• Планирование и координация встреч, конференц-звонков, общих собраний сотрудников (Town Halls), корпоративных мероприятий и других проектов; помощь в подготовке материалов, ведение протоколов встреч и перечня последующих действий, контроль выполнения договорённостей; координация и поддержание актуальной повестки

• Участие в кросс-функциональных проектах: установление сроков, распределение ответственности, мониторинг и обобщение прогресса по проектам

• Организация программ визитов для коллег из других стран, клиентов и других гостей компании

• Подготовка и ведение деловой переписки по поручению генерального директора с обеспечением полной конфиденциальности информации

• Выполнение письменных переводов и устного перевода (интерпретации) для обеспечения эффективной коммуникации внутри организации и с внешними сторонами

• Поддержка членов руководящей команды

• Обеспечение высокого уровня конфиденциальности при работе с информацией и документами

Qualifications:

• University degree
• Experience in the position of Executive Assistant 4+ years in international company
• Fluent English, both spoken and written
• Excellent communication skills
• Strong planning and organization skills
• Service minded and a dynamic team player
• Strict confidentiality
• Ability to work in multinational environment
• Ability to work under stress and with tight deadlines
• Attention to details

Major tasks and responsibilities:

• Providing administrative support to GM at all organizational levels: maintain calendar, business travel arrangements, expense reports, purchase orders, documentation process flow, preparing presentations in PowerPoint, etc.

• Scheduling and coordinating meetings and conference calls, Town halls, company meetings, other projects, assisting in preparation, taking minutes and action points, following up status on action points. Coordinating and maintaining the agenda

• Participation in cross-functional projects: setting deadlines, assigning responsibilities, monitoring, and summarizing progress of the project

• Arranging visit programs for colleagues from other countries, customers etc.

• Writing or drafting correspondence as required by GM, ensuring confidentiality

• Providing professional translations and interpreting services to facilitate communications within the organization and externally

• Providing support to the leadership team

• Keeping a high level of confidentiality